Tablet mit einem Monatsbericht zur Mietverwaltung auf einem Schreibtisch

Mietverwaltung und Sondereigentum

Digitale Hausverwaltung: was online läuft und was persönlich bleibt

In einer digitalen Hausverwaltung liegen Akte, Belege und Berichte online, zur Begehung und Übergabe kommt aber jemand ins Haus. Ihre Daten muss die Verwaltung bei Vertragsende herausgeben.

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Eine digitale Hausverwaltung erledigt dieselben Aufgaben wie jede Mietverwaltung, sie arbeitet nur ohne Papierakte: Mietverträge, Protokolle, Rechnungen und Abrechnungen liegen als Dateien vor, und der Eigentümer bekommt seinen Bericht digital. Persönlich bleibt dagegen, was am Haus selbst passiert, vor allem die Begehung und die Übergabe einer Wohnung. Und was die Verwaltung für den Eigentümer angelegt und gesammelt hat, bekommt er bei Vertragsende heraus, auch als Dateien (§ 667 BGB).

Rechtlich ändert die Arbeitsweise nichts, denn der Verwaltervertrag bleibt ein Dienstvertrag mit Geschäftsbesorgung nach §§ 611 und 675 BGB, mit denselben Pflichten zu Auskunft, Rechenschaft und Herausgabe. Was sich ändert, ist die Geschwindigkeit, mit der Sie an Ihre Unterlagen kommen. Wer schon einmal einen alten Mietvertrag im Kellerregal gesucht hat, während ein Mieter auf eine Antwort wartet, weiß, was das wert ist.

Was in der Verwaltung digital läuft

Digital läuft alles, was sich als Datei führen, prüfen und verschicken lässt, und das ist mehr, als viele erwarten. Denn das Gesetz lässt an mehreren Stellen ausdrücklich die Textform oder die elektronische Form zu.

Zwei Spalten: was in einer digitalen Hausverwaltung als Datei läuft und was persönlich im Haus oder auf Papier bleibt

Bereich	Was digital heißt	Rechtlicher Rahmen
Objektakte	Mietverträge, Protokolle, Wartungs- und Versicherungsverträge als Dateien, je Einheit sortiert	Herausgabe bei Vertragsende, § 667 BGB
Belege	Rechnungen zur Betriebskostenabrechnung als Datei zur Einsicht	§ 556 Abs. 4 BGB, seit 01.01.2025
Mieterhöhung	Erhöhungsverlangen in Textform, mit Begründung	§ 558a Abs. 1 BGB
Neuvermietung	Auskunft über Ausnahmen von der Mietpreisbremse vor Vertragsschluss in Textform	§ 556g Abs. 1a BGB
Wohnungsgeberbestätigung	schriftlich an den Mieter oder elektronisch an die Meldebehörde, innerhalb der Anmeldefrist von zwei Wochen	§ 19 Abs. 1 und § 17 Abs. 1 BMG
Energieausweis	ab 01.01.2027 digital in maschinenlesbarem Format	§§ 80 bis 83 GModG, neue Fassung
Heizkosten	fernablesbare Zähler, monatliche Verbrauchsinformation an die Mieter	§ 5 und § 6a HeizkostenV
Bericht an den Eigentümer	Monatsbericht als Datei	Rechenschaft nach § 666 BGB

Digital wird damit nicht nur das Büro, sondern auch das Haus, denn nicht fernablesbare Zähler und Heizkostenverteiler müssen bis zum 31.12.2026 nachgerüstet oder ersetzt sein (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV). Ein Ablesetermin in jeder Wohnung entfällt dann, und mit ihm das Hinterhertelefonieren, wenn ein Mieter nicht zu Hause war.

Für Mieter zeigt sich die digitale Arbeit vor allem bei der Belegeinsicht. Wer seine Abrechnung prüfen wollte, musste früher ins Büro des Vermieters oder der Verwaltung kommen, während der Vermieter die Rechnungen heute elektronisch bereitstellen darf und der Mieter zu Hause prüft. An der Einwendungsfrist ändert das nichts, sie endet zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung. Was in eine Abrechnung gehört und wie sie aufgebaut ist, erklärt der Ratgeber zur Nebenkostenabrechnung als Vermieter.

Auch beim Einzug spart die elektronische Form einen Weg. Die Wohnungsgeberbestätigung, die der neue Mieter für seine Anmeldung braucht, darf die Verwaltung als Beauftragte des Vermieters elektronisch an die Meldebehörde geben. Dabei kommt es auf den Zeitpunkt an, denn die Anmeldefrist beträgt zwei Wochen nach dem Einzug.

Wo Papier und Termine im Haus bleiben

Bei allem Digitalen bleibt persönlich, was am Haus selbst passiert, und Papier bleibt dort, wo das Gesetz ein Original verlangt oder wo es auf den Nachweis des Zugangs ankommt.

Bei der Begehung geht jemand von der Verwaltung durch das Haus und schreibt ein Protokoll mit den Maßnahmen, die anstehen. Einen feuchten Fleck im Keller oder einen lockeren Handlauf sieht eben keine Software. Wohnungen werden beim Einzug übergeben und beim Auszug zurückgenommen, mit Zählerständen und Fotos im Protokoll. Auch Besichtigungen mit Interessenten laufen im Haus, und Termine für Handwerker in einer Wohnung stimmt die Verwaltung mit Mieter und Betrieb ab.

Die Vollmacht für die Verwaltung unterschreibt der Eigentümer auf Papier, weil der Mieter bei Kündigung, Abmahnung oder Mieterhöhung die Erklärung zurückweisen kann, wenn keine Originalvollmacht beiliegt (§ 174 BGB). Ein Scan genügt dafür nicht, ein Schreiben des Eigentümers an seine Mieter über die Bevollmächtigung dagegen schon.

Ähnlich ist es bei der Betriebskostenabrechnung, denn dort zählt, dass sie dem Mieter rechtzeitig zugeht (§ 556 Abs. 3 BGB). Wer die Zwölfmonatsfrist sicher halten will, verschickt sie deshalb so, dass der Zugang belegbar ist, etwa mit Zustellnachweis.

Mietvertrag wird für die digitale Akte mit dem Smartphone erfasst

Der Monatsbericht, Teil für Teil

Von all der digitalen Arbeit sieht der Eigentümer vor allem eines, den Monatsbericht. Er fasst zusammen, was auf dem Mietkonto, in der Akte und im Haus passiert ist, und kommt zu einem festen Termin, auf den Sie sich einstellen können.

Mietübersicht. Für jede Einheit steht die vereinbarte Miete neben dem Zahlungseingang des Monats, und die Zahlen kommen aus den Umsätzen des Mietkontos, abgeglichen mit den Mietverträgen. Eine Zeile ohne Abweichung braucht keine weitere Aufmerksamkeit, und in einem gut laufenden Haus sind das fast alle.

Offene Posten. Hier stehen Rückstände je Mietpartei mit Betrag und dem Stand von Mahnung oder Abmahnung, und hier sehen Sie auch, wann es ernst wird. Fehlt an zwei Terminen in Folge zusammen mehr als eine Monatsmiete, steht die Entscheidung über eine fristlose Kündigung an (§ 543 Abs. 2 BGB).

Auslastung. Der Teil zeigt leere Einheiten, eingegangene Kündigungen und den Stand jeder Neuvermietung. In Berlin zählt hier jede Woche, denn ab drei Monaten muss ein Leerstand dem Bezirksamt angezeigt werden. Ohne Ausnahmegrund wie eine zügige Renovierung wird daraus eine Zweckentfremdung nach Berliner Recht.

Instandhaltung. Aufgeführt sind beauftragte und erledigte Arbeiten mit Betrag, dazu der Stand des Jahresbudgets. Was über der Freigabegrenze lag, steht zusammen mit der Freigabe des Eigentümers darin, sodass sich später niemand fragen muss, wer das genehmigt hat.

Empfehlungen. Am Ende steht, was als Nächstes ansteht und worüber der Eigentümer entscheiden sollte. Das kann eine mögliche Mieterhöhung nach dem Mietspiegel sein, ein Angebot über der Freigabegrenze oder eine Frist, die näher rückt.

Ein Bericht ersetzt nicht den Blick in die Belege, aber er zeigt, wo sich der Blick lohnt. Deshalb sollte sich jede Zahl darin bis zur Buchung oder zur Rechnung in der Akte zurückverfolgen lassen.

Konto und Freigaben: Kontrolle ohne Papier

Am meisten Kontrolle haben Sie, wenn die Mieten auf ein Konto gehen, das auf Ihren Namen läuft, denn dann sehen Sie jede Buchung im eigenen Onlinebanking, unabhängig vom Bericht.

Die Verwaltung bekommt Zugang zu diesem Konto, bucht die Eingänge und bezahlt die Rechnungen des Hauses. Für die Kautionen gibt es ein zweites Konto, getrennt vom übrigen Vermögen (§ 551 Abs. 3 BGB). Endet der Vertrag, nehmen Sie der Verwaltung den Zugang wieder, und Ihr Geld muss nirgendwohin umziehen.

Freigaben laufen in einer digitalen Verwaltung per Mail: Unter der vereinbarten Grenze beauftragt die Verwaltung selbst, darüber schickt sie Angebote, und Ihre Antwort landet mit dem Auftrag in der Akte. So bleibt auch später nachvollziehbar, wer was wann entschieden hat.

Ihre Daten bei Vertragsende

Bei Vertragsende muss die Verwaltung alles herausgeben, was sie für Sie erhalten oder erlangt hat, Unterlagen wie Gelder (§ 667 BGB). In einer digitalen Verwaltung heißt das vor allem Dateien, mit denen Sie oder die nächste Verwaltung weiterarbeiten können.

Am einfachsten regeln Sie das im Vertrag, solange alle Seiten zufrieden sind, denn über Formate streitet man ungern erst am Ende einer Zusammenarbeit. Sinnvoll sind drei Festlegungen: die Objektakte als PDF, je Einheit sortiert, Mieterliste, Sollmieten, Kautionen und Buchungen als Tabelle und eine feste Frist für die Herausgabe nach dem letzten Vertragstag. Hinzu kommt die Rechenschaft nach § 666 BGB, also eine Abrechnung über alles, was die Verwaltung für Sie eingenommen und ausgegeben hat.

Nicht alles wandert allerdings mit, denn Daten abgelehnter Mietinteressenten muss eine Hausverwaltung spätestens löschen, sobald der Mietvertrag mit einem anderen Bewerber geschlossen ist, so die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz. In einer Übergabe tauchen sie deshalb nicht auf, und das ist so gewollt.

Wie ein Wechsel mit Stichtag und Übergabeliste abläuft, beschreibt die Seite Verwaltung wechseln in Berlin. Und welche Klauseln zur Herausgabe in den Vertrag gehören, steht im Ratgeber zum Verwaltervertrag, Klausel für Klausel.

Objektbegehung im Heizungskeller eines Mehrfamilienhauses, Notizen auf dem Tablet

Woran Sie eine digitale Verwaltung prüfen

Fragen Sie weniger nach der Software als nach Terminen, Konten und dem Ausstieg, denn erst die Antworten darauf zeigen, ob digital für Sie mehr Überblick bedeutet oder nur weniger Papier. Eine schöne Oberfläche nützt Ihnen wenig, wenn der Bericht mal am Monatsanfang und mal gar nicht kommt.

Frage an die Verwaltung	Woran Sie eine klare Antwort erkennen
Wann kommt der Bericht?	ein fester Werktag im Monat, schriftlich im Vertrag
Auf wessen Namen läuft das Mietkonto?	auf Ihren, die Verwaltung bekommt Zugang
Wie sehen Mieter die Belege?	als Datei, wie § 556 Abs. 4 BGB es erlaubt
Was entscheidet die Verwaltung allein?	Aufträge bis zu einer Freigabegrenze, die im Vertrag steht
Wer kommt ins Haus?	jemand von der Verwaltung, zu Begehung, Übergabe und Besichtigung
Was bekommen Sie bei Vertragsende?	alle Dateien in gängigen Formaten, innerhalb einer vereinbarten Frist

Beispiel: eine Reparatur ganz ohne Papier

Beispiel. Eine Mieterin in einem Mietshaus in Steglitz meldet per Mail, dass im Bad das Waschbecken tropft, und schickt gleich ein Foto mit. Die Reparatur liegt unter der Freigabegrenze, also beauftragt die Verwaltung einen Installateur und gibt der Mieterin den Termin durch.

Die Rechnung kommt als PDF, wird vom Mietkonto bezahlt und landet in der Akte bei der Wohnung. Im nächsten Monatsbericht steht der Auftrag unter Instandhaltung, mit Betrag und verbleibendem Budget. In die Betriebskostenabrechnung gehört die Rechnung nicht, denn Instandsetzungskosten sind nicht umlagefähig (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Im Haus war in diesem Ablauf nur einer, der Installateur, und der Eigentümer hat von allem erst im Bericht gelesen.

Wie wir digital arbeiten

Bei uns liegt die Akte jedes Hauses digital, Briefe werden eingescannt, und einen Aktenschrank gibt es nicht. Was wir für Sie aufbewahren, soll sich finden lassen, während der Mieter noch am Telefon ist.

Ihr Bericht kommt spätestens am 10. Werktag des Folgemonats, die Konten laufen auf Ihren Namen, und einmal im Jahr gehen wir durch Ihr Haus. Welche Arbeit dabei im Einzelnen anfällt, zeigt die Übersicht der Aufgaben einer Hausverwaltung, und den ganzen Umfang für Berliner Häuser beschreibt die Mietverwaltung mit Leistungskatalog.

Wie das für Ihr eigenes Haus aussähe, können wir schon anhand der Mieterliste besprechen, am Telefon unter 030 7593 9313 oder per Mail an kontakt@digitale-hausverwaltung-berlin.de. Die Liste können Sie auch gleich über das Formular für Ihre Anfrage mitschicken, und wir melden uns mit den ersten Fragen zu Ihrem Haus zurück.

Häufige Fragen

Was ist an einer digitalen Hausverwaltung eigentlich anders?

Die Aufgaben sind dieselben wie bei jeder Mietverwaltung, anders ist die Arbeitsweise. Akte, Belege, Abrechnung und Bericht liegen als Dateien vor, und Anfragen laufen per Mail oder Telefon statt per Brief, während Begehung und Wohnungsübergabe weiter im Haus stattfinden.

Muss ich als Eigentümer technisch viel können?

Nein, ein Mailpostfach für Berichte und Rückfragen genügt, und dazu das Onlinebanking Ihrer Bank, wenn Sie Ihre Konten selbst einsehen wollen. Alles Weitere erledigt die Verwaltung.

Kommt bei einer digitalen Hausverwaltung noch jemand ins Haus?

Ja, immer dann, wenn das Haus selbst gefragt ist, also zur jährlichen Begehung, zur Übergabe und Rücknahme von Wohnungen und zu Besichtigungen mit Interessenten. Termine mit Handwerkern stimmt die Verwaltung mit Mietern und Betrieben ab, und digital ist die Arbeit dazwischen.

Dürfen die Belege der Nebenkostenabrechnung digital gezeigt werden?

Ja, seit dem 01.01.2025 darf der Vermieter die Belege elektronisch bereitstellen, so steht es in § 556 Abs. 4 BGB, und der Mieter muss dafür nicht mehr ins Büro kommen. An der Frist für die Abrechnung selbst ändert das nichts, sie bleibt bei zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums.

Warum brauchen Sie trotzdem eine Vollmacht auf Papier?

Ein Mieter kann eine Kündigung, Abmahnung oder Mieterhöhung zurückweisen, wenn ihr keine Originalvollmacht beiliegt (§ 174 BGB), und ein Scan ersetzt dieses Original nicht. Haben Sie Ihre Mieter vorher selbst über die Bevollmächtigung informiert, ist die Zurückweisung ausgeschlossen.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich die Verwaltung kündige?

Die Verwaltung muss alles herausgeben, was sie für Sie erhalten oder erlangt hat, das verlangt § 667 BGB, und bei einer digitalen Verwaltung sind das vor allem Dateien. Damit es dabei keinen Streit gibt, sollte im Vertrag stehen, in welchem Format und bis wann die Herausgabe erfolgt.

Auf welchem Konto liegen meine Mieteinnahmen?

Das legt der Verwaltervertrag fest. Am meisten Kontrolle haben Sie, wenn die Mieten auf ein Konto auf Ihren Namen gehen und die Verwaltung nur Zugang bekommt, denn dann sehen Sie jede Buchung im eigenen Onlinebanking.

Wie erfahre ich, was in meinem Haus passiert ist?

Über den Monatsbericht, der zu einem festen Termin kommt, bei uns spätestens am 10. Werktag des Folgemonats, und der Mieteingänge, Rückstände, Leerstand, Reparaturen und Empfehlungen zeigt. Was keinen Monat warten kann, besprechen wir vorher per Telefon oder Mail mit Ihnen.

Welche Unterlagen dürfen Mietinteressenten digital schicken?

Wer anmieten will, darf Angaben zu Einkommen, Beruf und Zahl der Personen machen und eine mietspezifische Bonitätsauskunft selbst vorlegen. Eine Ausweiskopie oder eine vollständige SCHUFA-Datenkopie darf dagegen nicht verlangt werden, so die Datenschutzkonferenz in ihrer Orientierungshilfe vom Januar 2026. Daten abgelehnter Bewerber löscht eine Hausverwaltung spätestens, wenn der Vertrag mit einem anderen geschlossen ist.

Sind fernablesbare Heizkostenzähler Pflicht?

Ja. Geräte, die nach dem 01.12.2021 eingebaut wurden, müssen fernablesbar sein, und ältere, nicht fernablesbare Geräte müssen bis zum 31.12.2026 nachgerüstet oder ersetzt werden (§ 5 HeizkostenV). Mit fernablesbaren Zählern bekommen die Mieter dann jeden Monat eine Information über ihren Verbrauch.

Gepflegtes Treppenhaus in einem Berliner Altbau mit Holzgeländer und Fliesenboden

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