Monatsberichtbis zum 10. Werktag des FolgemonatsDigitales PortalUnterlagen und Vorgänge jederzeit einsehenEin Ansprechpartnerfür Ihr ganzes ObjektNur für VermieterMietverwaltung und Sondereigentum
Was kostet eine Hausverwaltung? So sind die Kosten aufgebaut
Was eine Hausverwaltung kostet, richtet sich nach Ihrem Objekt, seinen Einheiten und dem Leistungsumfang. Beim Vergleich zählt, was in der Grundvergütung steckt und was extra kostet.
Wer zwei Angebote von Hausverwaltungen nebeneinanderlegt, merkt schnell, dass die Zahlen allein wenig verraten. Was eine Hausverwaltung kostet, hängt von drei Dingen ab: wie viele Einheiten Ihr Objekt hat, wie aufwendig es zu verwalten ist und welche Aufgaben Sie abgeben. Berechnet wird in der Regel nach einem von zwei Modellen, einer festen Pauschale je Einheit und Monat oder einem Anteil an der Nettokaltmiete.
Dazu kommen Sonderleistungen, die nur anfallen, wenn sie gebraucht werden, etwa eine Neuvermietung. Vergleichbar wird ein Angebot deshalb erst, wenn klar ist, was die Grundvergütung abdeckt und was extra berechnet wird. Was Ihr Haus braucht, klären wir deshalb zuerst im Gespräch, und danach nennen wir Ihnen gern einen genauen Preis.
Zwei Preismodelle im Vergleich
Verwaltungen rechnen entweder mit einer Pauschale je Einheit oder mit einem Anteil an der Miete, und beide können am Ende des Jahres zum selben Betrag führen. Verschieden verhalten sie sich, sobald sich die Mieten ändern.
Bei der Pauschale zahlen Sie einen festen Betrag je Wohnung, je Laden und je Büro, und Stellplätze und Garagen zählen oft als eigene, kleinere Einheit. Ihr Vorteil ist die Planbarkeit, denn die Kosten des Jahres stehen vorher fest.
Beim Anteil richtet sich die Vergütung nach der Nettokaltmiete des Hauses und steigt mit jeder Mieterhöhung mit. Entscheidend ist dabei die Basis: Die Soll-Miete ist die vereinbarte Miete, die Ist-Miete das, was tatsächlich eingeht. Auf Ist-Basis verdient die Verwaltung weniger, solange eine Wohnung leer steht oder ein Mieter nicht zahlt.
Pauschale je Einheit
Anteil an der Nettokaltmiete
Berechnung
fester Betrag je Einheit und Monat
Anteil an der Soll- oder an der Ist-Miete
bei Mieterhöhung
bleibt gleich
steigt mit
bei Leerstand
läuft weiter
sinkt bei Ist-Basis, bei Soll-Basis je nach Vertrag
bei Mietrückstand
läuft weiter
sinkt bei Ist-Basis, bleibt bei Soll-Basis
Planbarkeit
hoch
schwankt mit den Mieten
passt eher zu
Häusern mit ähnlich großen Wohnungen
Häusern mit sehr unterschiedlichen Einheiten, etwa Laden und Wohnungen
Der letzte Punkt zählt, weil bei einer einheitlichen Pauschale ein kleines Apartment so viel kostet wie ein großer Laden, während beim Anteil die Vergütung der Miete jeder Einheit folgt.
Was den Preis bewegt
Am stärksten wirkt die Zahl der Einheiten, denn je mehr Einheiten ein Objekt hat, desto niedriger ist in der Regel der Preis je Einheit. Das liegt daran, dass ein Teil der Arbeit je Haus anfällt und nicht je Wohnung, etwa die Begehung, die Wartungsverträge oder die Abrechnung mit den Versorgern.
Manche Verwaltungen setzen deshalb einen Mindestbetrag je Objekt an, und für eine einzelne Wohnung oder ein kleines Haus wird der Preis je Einheit dadurch spürbar höher.
Faktor
Warum er den Preis bewegt
Zahl der Einheiten
Arbeit je Haus verteilt sich auf mehr Einheiten
Gewerbe im Haus
eigene Verträge und eigene Absprachen zur Abrechnung
Zustand und Alter
mehr Reparaturen, mehr Abstimmung mit Handwerksbetrieben
Zentralheizung
Heizkostenabrechnung nach Verbrauch, Messdienst, Wartung
häufige Mieterwechsel
mehr Übergaben und Kautionsabrechnungen
vermietete Eigentumswohnung
Abstimmung mit dem WEG-Verwalter, Hausgeldabrechnung als Grundlage
Zustand der Akte bei Übernahme
fehlende Unterlagen müssen nachgeholt werden
Lage in Berlin
Mietspiegel, Mietpreisbremse und Milieuschutz wollen bei vielen Entscheidungen geprüft sein
Was in die Grundvergütung gehört
In die Grundvergütung gehört alles, was jedes Jahr wiederkehrt und bei jedem Mietverhältnis anfällt. Fehlt davon etwas im Angebot, sieht der Preis zwar niedriger aus, ist aber nicht vergleichbar, weil die Leistung später extra kostet oder doch wieder auf Ihrem Schreibtisch landet.
Bereich
Leistungen, die in die Grundvergütung gehören
Miete
Einzug der Miete, Kontrolle der Zahlungseingänge, Liste offener Posten
Mahnwesen
erste und zweite Mahnung, Abmahnung, Kündigung wegen Zahlungsverzugs aussprechen
Kaution
Anlage auf getrenntem Konto, Kontrolle, Rückzahlung nach dem Auszug
Betriebskosten
jährliche Abrechnung für jede Mietpartei, Versand mit Zustellnachweis
Mieter
Stammdaten pflegen, allgemeine Anliegen beantworten, Wohnung beim Auszug zurücknehmen
Instandhaltung
Reparaturen bis zur Freigabegrenze beauftragen und überwachen
Dienstleister
Hausmeister, Treppenhausreinigung, Winterdienst, Müllabfuhr und Wartungen koordinieren
Objekt
Begehung einmal im Jahr mit Protokoll und Maßnahmenplan
Eigentümer
regelmäßiger Bericht mit festem Termin, Übersicht über Einnahmen und Ausgaben
Nehmen Sie die Liste ruhig als Prüfraster für jedes Angebot, das Sie bekommen. Was eine Verwaltung hinter diesen Stichworten tatsächlich tut, beschreibt die Übersicht der Aufgaben in der laufenden Verwaltung.
Was üblicherweise extra kostet
Extra berechnet werden Leistungen, die nicht jedes Jahr anfallen oder deren Aufwand stark schwankt, und ein vollständiges Angebot nennt für jede davon den Preis und die Art der Abrechnung.
Sonderleistung
Wann sie anfällt
Wie sie oft abgerechnet wird
Neuvermietung
eine Wohnung wird frei
je Vermietung, teils in Monatsmieten bemessen
Mieterwechsel mit feststehendem Nachmieter
der Nachmieter steht schon fest
je Fall
Mieterhöhung
nach Mietspiegel oder nach Modernisierung
je Erhöhung
gerichtliches Mahnverfahren
ein Rückstand wird eingeklagt
je Verfahren, Gerichts- und Anwaltskosten kommen hinzu
Abrechnung für Jahre vor der Übernahme
frühere Jahre sind noch offen
je Abrechnung
Versicherungsschaden
Wasser-, Sturm- oder Brandschaden
je Schaden oder nach Aufwand
zusätzliche Begehung
ein Anlass außerhalb des Jahresrundgangs
je Termin
Dienstleisterverträge prüfen
Verträge sollen neu verhandelt werden
nach Vereinbarung, etwa als Anteil an der erzielten Einsparung
Mietergespräche
auf Wunsch des Eigentümers
nach Aufwand
Begleitung größerer Sanierungen
Maßnahmen über der Freigabegrenze
eigener Auftrag, etwa an einen Architekten
Zwei Posten werden leicht übersehen, weil sie in keiner Tabelle groß auftauchen. Der erste sind Auslagen wie Porto, Zustellnachweise oder Kontoführung, die manche Verwaltungen pauschal berechnen und andere einzeln. Der zweite ist eine einmalige Gebühr für das Anlegen aller Daten, die bei einer Übernahme anfallen kann. Was zu diesem Schritt gehört, zeigt der Ablauf eines Verwalterwechsels.
Wer die Neuvermietung bezahlt
Die Neuvermietung bezahlt, wer sie in Auftrag gibt, und das ist in aller Regel der Vermieter. Vom Mieter darf nach § 2 Abs. 1a WoVermittG keine Provision verlangt werden, wenn der Auftrag vom Vermieter kommt.
Eine Vereinbarung, die diese Kosten doch auf den Mieter abwälzt, ist unwirksam, und deshalb gehört die Neuvermietung als eigener Kostenblock in Ihre Rechnung. Schätzen lässt er sich nach der Zahl der Wechsel in den letzten Jahren. Was zu einer Neuvermietung in Berlin alles gehört, zeigt die Seite Wohnung vermieten lassen.
Ganzes Haus oder einzelne Wohnung
Für ein ganzes Mietshaus zahlen Sie eine Verwaltung, für eine vermietete Eigentumswohnung meist zwei. Über das Hausgeld tragen Sie Ihren Anteil an der Vergütung des WEG-Verwalters, und für das Mietverhältnis kommt die Sondereigentumsverwaltung dazu.
Das klingt nach doppelter Arbeit, doch die beiden Verträge decken verschiedene Aufgaben ab: Der WEG-Verwalter kümmert sich um das Gemeinschaftseigentum, die Sondereigentumsverwaltung um Ihren Mieter, die Miete und seine Nebenkostenabrechnung. Je Einheit kostet eine einzelne Wohnung in der Regel mehr als eine Wohnung in einem ganz verwalteten Haus, weil die Arbeit je Mietverhältnis nicht kleiner wird.
Dürfen Verwaltungskosten auf die Mieter umgelegt werden?
Bei vermieteten Wohnungen nicht, so naheliegend die Frage ist. Nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV sind Verwaltungskosten keine Betriebskosten, und dazu gehört auch die Vergütung der Hausverwaltung.
Das gilt ebenso für die vermietete Eigentumswohnung, und dort braucht es einen genauen Blick. In der Hausgeldabrechnung der Gemeinschaft stecken die Vergütung des WEG-Verwalters und die Erhaltungsrücklage, und beides muss in der Abrechnung für Ihren Mieter herausgerechnet werden. Ebenso wenig umlagefähig sind Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV).
Anders liegt es beim Hauswart, denn er steht im Katalog des § 2 BetrKV und kann umgelegt werden, wenn der Mietvertrag das vorsieht. Stellt ein Dienstleister Hausmeisterdienst und Verwaltungsarbeit in einer Rechnung, lassen Sie beide Teile deshalb getrennt ausweisen. Welche Positionen sonst in die Nebenkostenabrechnung dürfen, steht im eigenen Ratgeber, und wie Sie die Verwaltungskosten steuerlich ansetzen, klärt Ihr Steuerberater.
So vergleichen Sie zwei Angebote
Bringen Sie beide Angebote zuerst auf dieselbe Basis, mit gleichen Einheiten, gleichem Leistungsumfang und gleicher Steuer, denn erst dann sagt der Preis etwas. Die Tabelle können Sie dafür für beide Angebote ausfüllen.
Prüfpunkt
Frage an das Angebot
Angebot A
Angebot B
Einheiten
Wie werden Wohnungen, Läden und Stellplätze gezählt?
Preismodell
Pauschale oder Anteil? Beim Anteil: Soll- oder Ist-Miete?
Umsatzsteuer
Steht der Preis mit oder ohne Umsatzsteuer da?
Grundleistungen
Ist jeder Punkt aus der Liste zur Grundvergütung enthalten?
Sonderleistungen
Hat jede Sonderleistung einen Preis und eine Abrechnungsart?
Neuvermietung
Was kostet eine Vermietung, und wie viele Besichtigungen gehören dazu?
Auslagen
Pauschal oder einzeln abgerechnet?
Übernahme
Gibt es eine einmalige Gebühr, und was umfasst sie?
Anpassung
Steigt die Vergütung jährlich oder nach einem Index?
Laufzeit und Kündigung
Wie lange sind Sie gebunden, mit welcher Frist?
Bericht
Wie oft, bis zu welchem Termin, mit welchem Inhalt?
Konten
Laufen Miet- und Kautionskonto auf Ihren Namen?
Freigabegrenze
Bis zu welchem Betrag wird ohne Rückfrage beauftragt, mit welchem Jahresbudget?
Danach rechnen Sie beide Angebote auf ein Jahr hoch. Bei der Pauschale ist das der Betrag je Einheit mal Zahl der Einheiten mal zwölf. Beim Anteil ist es der vereinbarte Satz auf die Nettokaltmiete des Jahres, bei Ist-Basis abzüglich der Ausfälle, mit denen Sie rechnen. Zum Schluss kommen die Sonderleistungen dazu, die Sie realistisch brauchen werden, und erst diese Summe ist die Zahl, die Sie vergleichen sollten.
Beispiel: ein Haus, zwei Rechenwege
Beispiel. Für ein Mietshaus in Neukölln mit neun Wohnungen, einem Laden und vier Stellplätzen im Hof liegen zwei Angebote auf dem Tisch. Angebot A rechnet mit einer Pauschale je Einheit und zählt jeden Stellplatz als eigene Einheit. Angebot B nimmt einen Anteil an der Ist-Miete und berechnet die Neuvermietung je Fall.
Der Eigentümer zählt zuerst die Einheiten nach der Logik von A: neun Wohnungen, ein Laden, vier Stellplätze, zusammen vierzehn. Dann schätzt er aus den letzten Jahren, wie oft eine Wohnung frei wird, hier etwa einmal im Jahr. Für B berücksichtigt er die Erhöhung, die nach dem Mietspiegel 2026 bei zwei Wohnungen möglich ist, weil sie seine Verwaltungskosten mit anhebt.
Am Ende entscheiden zwei Punkte, die auf den ersten Blick keiner verglichen hätte: wie die Stellplätze gezählt werden und was eine Neuvermietung kostet. Der Preis je Wohnung allein hätte das nicht gezeigt.
Wie unser Angebot aufgebaut ist
Den genauen Preis nennen wir Ihnen nach einem ersten Gespräch, individuell für Ihr Haus. Vorher wäre jede Zahl nur geraten, denn erst im Gespräch erfahren wir, wie viele Einheiten es gibt, in welchem Zustand das Haus ist und was Sie abgeben möchten. Danach bekommen Sie unser Angebot schriftlich, mit den Grundleistungen der Mietverwaltung und jeder Sonderleistung getrennt aufgeführt, damit Sie es Zeile für Zeile mit einem anderen vergleichen können. Welche Klauseln danach im Vertrag zählen, erklärt der Ratgeber zum Verwaltervertrag für Mietshäuser.
Ein Angebot für Ihr Objekt
Für das erste Gespräch genügen die Zahl der Einheiten, die Nutzung im Haus und eine Vorstellung davon, was Sie abgeben wollen. Ob Sie dafür lieber unter 030 7593 9313 anrufen oder an kontakt@digitale-hausverwaltung-berlin.de schreiben, ist ganz Ihnen überlassen. Im Formular geben Sie die Zahl der Einheiten und die gewünschte Leistung an, und wir melden uns innerhalb eines Werktags.
Häufige Fragen
Was kostet eine Hausverwaltung für mein Mietshaus?
Eine belastbare Zahl gibt es erst nach einem Blick auf das Objekt, denn der Preis hängt von der Zahl der Einheiten, vom Zustand und vom Umfang der Leistungen ab. Wir nennen Ihnen den genauen Preis deshalb nach einem ersten Gespräch, individuell für Ihr Haus. Sie bekommen ihn schriftlich, mit Grundvergütung und Sonderleistungen getrennt aufgeführt.
Wird pro Wohnung oder pro Haus abgerechnet?
Meist wird je Einheit und Monat abgerechnet, also für jede vermietete Einheit, wobei Stellplätze und Garagen oft als eigene, kleinere Einheit zählen. Manche Verwaltungen rechnen stattdessen mit einem Anteil an der Nettokaltmiete des ganzen Hauses.
Was ist günstiger, eine Pauschale oder ein Anteil an der Miete?
Das hängt von Ihren Mieten ab und lässt sich nur am eigenen Objekt ausrechnen, denn die Pauschale bleibt gleich, wenn die Miete steigt, während der Anteil mitsteigt. Rechnen Sie beide Angebote auf ein Jahr hoch und legen Sie die Sonderleistungen dazu, die Sie tatsächlich brauchen.
Kann ich die Kosten der Hausverwaltung auf meine Mieter umlegen?
Bei Wohnungen nicht, denn Verwaltungskosten gehören nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV nicht zu den Betriebskosten, und darunter fällt auch die Vergütung der Hausverwaltung. Die Kosten eines Hauswarts dürfen Sie dagegen umlegen, wenn der Mietvertrag es vorsieht.
Was gehört normalerweise in den Grundpreis?
In den Grundpreis gehört, was jedes Jahr wiederkehrt: Miete einziehen, mahnen, Kautionen verwalten, die Betriebskostenabrechnung erstellen, Reparaturen bis zur Freigabegrenze beauftragen und Dienstleister koordinieren. Dazu kommen eine jährliche Begehung und ein regelmäßiger Bericht. Fehlt einer dieser Punkte im Angebot, lohnt die Nachfrage, bevor Sie unterschreiben.
Welche Leistungen kosten extra?
Typisch sind Neuvermietung, Mieterhöhung, gerichtliches Mahnverfahren, die Abwicklung von Versicherungsschäden und Abrechnungen für Jahre vor der Übernahme. Weil sie nicht jedes Jahr anfallen, werden sie je Fall oder nach Aufwand berechnet, und ein vollständiges Angebot nennt für jede davon den Preis.
Zahle ich bei einer vermieteten Eigentumswohnung zwei Verwaltungen?
In den meisten Fällen ja, denn über das Hausgeld tragen Sie Ihren Anteil an der Vergütung des WEG-Verwalters, und für Ihr Mietverhältnis kommt die Sondereigentumsverwaltung dazu. Beide Kosten bleiben bei Ihnen, weil sich keine davon auf den Mieter umlegen lässt.
Wer bezahlt die Suche nach einem neuen Mieter?
Bezahlen muss, wer den Auftrag gibt, und das sind in aller Regel Sie als Vermieter. Nach dem Bestellerprinzip in § 2 Abs. 1a WoVermittG darf vom Mieter dann keine Provision verlangt werden. Planen Sie die Neuvermietung deshalb von Anfang an als eigenen Posten ein.
Kostet der Wechsel zu einer neuen Hausverwaltung etwas?
Für das Anlegen aller Daten und Unterlagen kann bei der Übernahme eine einmalige Gebühr anfallen. Sind frühere Jahre noch nicht abgerechnet, kommt diese Abrechnung als Sonderleistung dazu, und beides sollten Sie abfragen, bevor Sie den alten Vertrag kündigen.
Sind Verwaltungspreise mit oder ohne Mehrwertsteuer angegeben?
Das handhabt jede Verwaltung anders, und genau daran scheitern viele Vergleiche. Achten Sie darauf, dass beide Angebote dieselbe Basis haben, also beide mit oder beide ohne Umsatzsteuer, und ob Sie die Steuer erstattet bekommen, klärt Ihr Steuerberater.
Unverbindlich, Antwort innerhalb eines Werktags
Ihre Hausverwaltung für Berlin
Schreiben Sie kurz, um welches Objekt es geht, oder rufen Sie an. Sie bekommen ein Angebot, das zu Ihrem Haus passt, und wissen danach genau, was wir übernehmen — Rückmeldung innerhalb eines Werktags.
