Unterschrift unter einen Verwaltervertrag, daneben ein Tablet

Mietverwaltung und Sondereigentum

Verwaltervertrag für die Mietverwaltung: worauf Vermieter achten

Im Verwaltervertrag steht, was Ihre Hausverwaltung für Sie tun darf und was sie Ihnen schuldet. Genau prüfen sollten Sie Vollmacht, Freigabegrenze, Konten, Bericht und Vertragsende.

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Wer die Arbeit am Haus endlich abgeben will, unterschreibt den Vertragsentwurf einer Verwaltung gern zügig, und gerade dann lohnt sich der genaue Blick. Ein Verwaltervertrag für die Mietverwaltung ist ein Dienstvertrag mit Geschäftsbesorgung nach §§ 611 und 675 BGB, und ein gesetzliches Muster dafür gibt es nicht. Was die Verwaltung tun muss und was sie darf, steht deshalb allein in diesem Papier.

Neun Klauseln sollten Sie vor der Unterschrift prüfen: Leistungsumfang, Vollmacht, Freigabegrenze mit Jahresbudget, Konten, Berichtspflicht, Vergütung, Laufzeit und Kündigung, Herausgabe am Vertragsende und Haftung. Was der Vertrag offenlässt, regelt das BGB, etwa die Herausgabe am Vertragsende und, wenn keine feste Laufzeit vereinbart ist, die Kündigungsfrist.

Die neun Klauseln auf einen Blick

Jede dieser Klauseln beantwortet eine Frage, die spätestens beim ersten Streit auf den Tisch kommt, und dann ist es gut, wenn die Antwort schon im Vertrag steht. Prüfen Sie Ihren Entwurf deshalb Zeile für Zeile gegen diese Tabelle.

Checkliste der neun Klauseln eines Verwaltervertrags, jeweils mit dem Punkt, auf den Sie vor der Unterschrift achten

Klausel	Was drinstehen sollte	Worauf Sie achten
Leistungsumfang	Liste der Grundleistungen, Sonderleistungen in einer eigenen Anlage	Was nicht in der Liste steht, kostet extra oder bleibt bei Ihnen
Vollmacht	schriftlich, mit Umfang: Mietverträge, Kündigungen, Mieterhöhungen, Behörden, Mahnverfahren	Originale für einseitige Erklärungen, § 174 BGB
Freigabegrenze und Jahresbudget	Betrag je Maßnahme, Budget für das Jahr, Regel für Notfälle	ob die Beträge netto oder brutto gelten
Konten	Mietkonto und Kautionskonten auf Ihren Namen, Verwaltung mit Zugang	Kautionen getrennt angelegt, § 551 Abs. 3 BGB
Berichtspflicht	Rhythmus, fester Termin, Inhalt, Jahresübersicht	ein Datum statt „regelmäßig“
Vergütung	Modell, Basis, Sonderleistungen mit Preis, Auslagen, Anpassung	Soll- oder Ist-Miete als Basis, Umsatzsteuer
Laufzeit und Kündigung	erste Laufzeit, Verlängerung, Frist, Sonderkündigung bei Verkauf	Grenzen für Formularverträge, § 309 Nr. 9 BGB
Herausgabe am Vertragsende	Unterlagen, Daten, Gelder, Schlüssel, Frist, Schlussabrechnung	Datenexport in lesbarem Format, § 667 BGB
Haftung	wofür die Verwaltung einsteht, etwa für versäumte Fristen	keine pauschale Beschränkung auf grobe Fehler

Einen Ausgangspunkt bietet der Mustervertrag für die Mietverwaltung, den mehrere Industrie- und Handelskammern bereitstellen. Er deckt die meisten dieser Punkte ab, lässt aber gerade die entscheidenden Werte offen, und so bleibt ein Muster ein Gerüst, in das Sie Ihre eigenen Zahlen schreiben.

Leistungsumfang: was die Verwaltung schuldet

Der Leistungsumfang ist die wichtigste Klausel, weil alle anderen an ihm hängen. Deshalb sollte er als Liste im Vertrag oder in einer Anlage stehen, getrennt nach Grund- und Sonderleistungen.

Eine Formel wie „alle üblichen Verwaltungsaufgaben“ klingt umfassend, hilft Ihnen im Streitfall aber wenig, weil jede Seite etwas anderes darunter versteht. Besser ist eine Aufzählung der Tätigkeiten: Miete einziehen, mahnen, Betriebskosten abrechnen, Kautionen verwalten, Reparaturen beauftragen, das Haus begehen. Was eine Mietverwaltung im Einzelnen leisten kann, zeigt die Übersicht der Verwalteraufgaben im Jahreslauf.

Sonderleistungen gehören mit Preis in eine eigene Anlage, etwa die Neuvermietung, das gerichtliche Mahnverfahren oder Abrechnungen für Jahre vor der Übernahme. Dann wissen Sie schon vor dem ersten Mieterwechsel, was er kostet, und erfahren es nicht erst aus der Rechnung.

Vollmacht: schriftlich und mit klarem Umfang

Weil die Verwaltung in Ihrem Namen handelt, braucht sie eine schriftliche Vollmacht. Darin sollte stehen, was sie darf: Mietverträge abschließen, kündigen, Mieterhöhungen verlangen, mit Behörden verhandeln und ein Mahnverfahren einleiten.

Heikel sind einseitige Erklärungen wie Kündigung, Abmahnung oder Mieterhöhung, denn hier kommt § 174 BGB ins Spiel. Liegt keine Originalvollmacht bei, darf der Mieter die Erklärung zurückweisen, es sei denn, Sie haben ihn vorher selbst über die Bevollmächtigung informiert. Damit eine sorgfältig vorbereitete Kündigung nicht an einem fehlenden Blatt Papier scheitert, lassen Sie mehrere Originale ausstellen oder schreiben Ihre Mieter zu Beginn der Verwaltung selbst an.

Ein Muster für dieses Schreiben steht auf der Seite zum Wechsel der Hausverwaltung, und es passt genauso, wenn Sie zum ersten Mal überhaupt eine Verwaltung beauftragen.

Freigabegrenze und Jahresbudget

Die Freigabegrenze legt fest, bis zu welchem Betrag die Verwaltung eine Reparatur ohne Rückfrage beauftragt. Dazu gehört ein Jahresbudget, damit viele kleine Aufträge nicht unbemerkt eine große Summe ergeben, die Sie erst in der Jahresübersicht entdecken.

Im Kammermuster ist die Grenze ein Leerfeld, der Betrag ist also Ihre Entscheidung. Er sollte zum Haus passen, denn ein Altbau mit alter Heizung braucht mehr Spielraum als ein frisch saniertes Haus.

Schreiben Sie außerdem dazu, ob die Grenze netto oder brutto gilt, und regeln Sie den Notfall. Bei einem Rohrbruch oder einem Heizungsausfall im Winter muss die Verwaltung sofort handeln dürfen und Sie danach informieren.

Konten: wem das Geld gehört

Das Mietkonto sollte auf Ihren Namen laufen, während die Verwaltung mit einer Kontovollmacht arbeitet. So sieht es auch das Muster der Kammern vor, das ein Sonderkonto des Eigentümers mit Bankvollmacht für die Verwaltung beschreibt.

Manche Verträge regeln es anders und lassen die Mieten auf einem Treuhand- oder Sammelkonto der Verwaltung eingehen. Dann muss sie Ihnen am Vertragsende das Guthaben herausgeben und darüber Rechenschaft ablegen (§§ 666, 667 BGB). Bis dahin aber liegt Ihr Geld auf einem Konto, das Sie nicht selbst führen, und bei den Mieten eines ganzen Hauses ist das kein angenehmer Gedanke.

Für Kautionen gilt eine eigene Regel, denn nach § 551 Abs. 3 BGB werden sie getrennt von Ihrem Vermögen bei einem Kreditinstitut angelegt. Der Vertrag sollte deshalb festhalten, wer die Kautionskonten eröffnet und wer sie führt.

Berichtspflicht: Termin und Inhalt

Nach § 666 BGB schuldet die Verwaltung Auskunft und Rechenschaft. Wie oft, sagt die Vorschrift nicht, und deshalb gehört der Rhythmus in den Vertrag.

Eine brauchbare Klausel nennt Rhythmus, festen Termin und Inhalt. Ein Monatsbericht, der bis zu einem bestimmten Werktag des Folgemonats vorliegen muss, lässt sich nachprüfen, eine Zusage über „regelmäßige Information“ dagegen nicht. Mit ihr warten Sie im Zweifel, ohne zu wissen, worauf.

Zum Inhalt gehören Mieteingänge gegen das Soll, offene Posten mit Mahnstand, Leerstand, beauftragte Reparaturen und der Stand des Jahresbudgets. Einmal im Jahr kommt eine Übersicht über Einnahmen und Ausgaben dazu, die Ihr Steuerberater braucht.

Vergütung: Modell und Basis festhalten

In die Vergütungsklausel gehören das Preismodell, die Basis und alle Zusatzkosten. Verbreitet sind eine Pauschale je Einheit und Monat oder ein Anteil an der Nettokaltmiete, und das Kammermuster sieht beide Varianten vor.

Beim Anteil kommt es darauf an, ob er sich auf die Soll-Miete oder auf die tatsächlich eingegangene Miete bezieht. Prüfen Sie außerdem, ob eine Auslagenpauschale, eine jährliche Anpassung oder die Umsatzsteuer hinzukommt, denn solche Posten stehen selten in der ersten Zeile eines Angebots. Wie Preise aufgebaut sind und wie Sie zwei Angebote nebeneinanderlegen, steht im Ratgeber zu den Kosten einer Hausverwaltung.

Laufzeit: was üblich ist und wo das Gesetz Grenzen zieht

Die Laufzeit ist in der Mietverwaltung frei vereinbar, Grenzen gibt es vor allem für vorformulierte Verträge mit privaten Vermietern.

Branchenüblich sind nach Fachbeiträgen Erstlaufzeiten zwischen einem und fünf Jahren, oft mit Verlängerung um jeweils ein Jahr und einer Kündigungsfrist von drei bis sechs Monaten zum Vertragsende. Das ist allerdings Praxis aus der Branche, kein gesetzlicher Wert und kein Verbandsstandard.

Verwendet die Verwaltung einen Formularvertrag und sind Sie als privater Vermieter Verbraucher, setzt § 309 Nr. 9 BGB Grenzen. Die erste Laufzeit darf dann höchstens zwei Jahre betragen, und auch zu ihrem Ende darf die Kündigungsfrist nicht länger als einen Monat sein. Eine stillschweigende Verlängerung ist nur auf unbestimmte Zeit zulässig, mit einer Kündigungsfrist von höchstens einem Monat.

Private Vermieter, die ihr eigenes Vermögen verwalten, gelten in der Regel als Verbraucher, eine Vermietungs-GmbH dagegen nicht. Im Einzelfall klärt das Ihr Anwalt.

Mietvertrag wird für die digitale Akte mit dem Smartphone erfasst

Kündigung: Fristen, wichtiger Grund und Verkauf

Steht im Vertrag weder eine feste Laufzeit noch eine Frist und wird die Verwaltung monatlich bezahlt, gilt § 621 Nr. 3 BGB, und Sie können dann spätestens am 15. eines Monats zum Monatsende kündigen.

Aus wichtigem Grund ist die fristlose Kündigung nach § 626 BGB während der ganzen Laufzeit möglich, aber nur innerhalb von zwei Wochen, nachdem Sie vom Grund erfahren haben. Ob ein Mietverwaltervertrag zusätzlich unter § 627 BGB fällt und deshalb auch ohne Grund fristlos gekündigt werden kann, ist offen und hängt vom Einzelfall ab. Darauf verlassen sollten Sie sich deshalb nicht.

Sinnvoll ist ein Sonderkündigungsrecht für den Verkauf des Hauses, wie es auch das Kammermuster kennt. Ohne diese Klausel bleiben Sie unter Umständen bis zum Ende der Laufzeit an die Verwaltung gebunden, obwohl Ihnen das Haus nicht mehr gehört.

Herausgabe am Vertragsende

Endet der Vertrag, muss die Verwaltung herausgeben, was sie für Sie erhalten oder erlangt hat, und weil das aus § 667 BGB folgt, gilt es auch ohne eigene Klausel.

Eine Herausgabeklausel lohnt sich trotzdem, weil sie Form und Frist festlegt. Sie nennt Unterlagen, Schlüssel, Kautionen und Guthaben auf Konten der Verwaltung und dazu eine feste Frist nach Vertragsende, sodass am letzten Tag niemand mehr aushandeln muss, was wann übergeben wird.

Leicht vergessen wird der digitale Teil. Mieterstammdaten, Buchungen und Belege sollten als Export in einem gängigen, lesbaren Format herausgegeben werden, denn mit einem Stapel ausgedruckter Listen kann die nächste Verwaltung wenig anfangen. Wie eine solche Akte aufgebaut ist, beschreibt der Ratgeber zur Verwaltung ohne Papierakten. Regeln Sie außerdem, wer die Betriebskostenabrechnung für das letzte Vertragsjahr erstellt, damit diese Frage nicht zwischen zwei Verwaltungen liegen bleibt.

Haftung: wofür die Verwaltung einsteht

Die Haftungsklausel regelt, wer den Schaden trägt, wenn der Verwaltung ein Fehler unterläuft, und typisch sind versäumte Fristen, etwa bei der Nebenkostenabrechnung. Geht sie dem Mieter später als zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zu, ist eine Nachforderung in der Regel verloren (§ 556 Abs. 3 BGB).

Beschränkt der Vertrag die Haftung pauschal auf grobe Fehler, bleiben Schäden aus einfachen Versehen bei Ihnen. Ob eine solche Klausel wirksam ist, hängt vom Einzelfall ab, und im Zweifel prüft sie Ihr Anwalt vor der Unterschrift.

Der Verwaltervertrag einer Eigentümergemeinschaft folgt anderen Regeln

Für den WEG-Verwalter gilt das Wohnungseigentumsgesetz, nicht nur das BGB. Er wird nach § 26 WEG für höchstens fünf Jahre bestellt, bei der ersten Bestellung für höchstens drei, und kann jederzeit abberufen werden. Sein Vertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung.

Für die Mietverwaltung gelten diese Regeln nicht, denn sie beruht auf einem Vertrag zwischen Ihnen und der Verwaltung allein. Wer eine vermietete Eigentumswohnung besitzt, hat allerdings oft mit beiden Verwaltungen zu tun, und den Unterschied erklärt der Vergleich WEG-Verwaltung, SEV und Mietverwaltung.

Beispiel: die Notfallregel im Winter

Beispiel. Ein Mietshaus in Reinickendorf hat acht Wohnungen und eine Gaszentralheizung. In seinem Verwaltervertrag stehen eine Freigabegrenze je Maßnahme, ein Jahresbudget und eine Notfallregel für Schäden, die keinen Aufschub dulden.

An einem Freitagabend im Januar fällt die Heizung aus, und der Heizungsfachbetrieb schätzt die Reparatur auf mehr als die Freigabegrenze. Der Eigentümer ist ausgerechnet an diesem Wochenende bis Montag nicht erreichbar.

Ohne Notfallregel müsste die Verwaltung jetzt warten, während die Wohnungen auskühlen und die Mieter zum Telefon greifen. Mit der Regel beauftragt sie die Reparatur sofort und schickt dem Eigentümer noch am Abend Angebot und Begründung. Im nächsten Monatsbericht steht die Ausgabe dann unter Instandhaltung, zusammen mit dem neuen Stand des Jahresbudgets.

Was in unserem Vertrag steht

In unseren eigenen Verträgen eröffnen Sie Miet- und Kautionskonto selbst, und wir arbeiten mit Zugang, weil Ihr Geld auf Ihr Konto gehört. Freigabegrenze und Jahresbudget legen wir gemeinsam mit Ihnen fest, und der Monatsbericht hat einen festen Termin: spätestens den 10. Werktag des Folgemonats. Grund- und Sonderleistungen stehen getrennt, damit Sie schon vor der Unterschrift sehen, was extra berechnet wird. Für das ganze Haus gilt das in der Mietverwaltung, für eine einzelne Wohnung in der Sondereigentumsverwaltung.

Vor der Unterschrift

Legen Sie Ihren Vertragsentwurf neben die neun Klauseln und markieren Sie, was fehlt oder unklar ist, denn mit diesen Markierungen ist jedes Gespräch über den Vertrag schnell beim Punkt. Wenn Sie unseren Vertrag so prüfen wollen, beantworten wir jede Frage dazu telefonisch unter 030 7593 9313 oder per Mail an kontakt@digitale-hausverwaltung-berlin.de. Über das Formular erreichen Sie uns ebenso, und wir melden uns innerhalb eines Werktags.

Häufige Fragen

Gibt es einen Mustervertrag für die Mietverwaltung?

Ja, mehrere Industrie- und Handelskammern veröffentlichen einen Mustervertrag für die Immobilienverwaltung mit Mietverwaltung. Er ist ein brauchbarer Ausgangspunkt, lässt aber Werte wie die Freigabegrenze als Leerfeld, und diese Zahlen tragen Sie ebenso selbst ein wie den genauen Leistungsumfang.

Wie lange sollte ich mich an eine Hausverwaltung binden?

Eine gesetzliche Laufzeit gibt es nicht, branchenüblich sind aber Erstlaufzeiten zwischen einem und fünf Jahren, die sich danach jeweils um ein Jahr verlängern. Bei einem Formularvertrag mit einem privaten Vermieter begrenzt § 309 Nr. 9 BGB die erste Laufzeit auf zwei Jahre. Danach darf er sich nur auf unbestimmte Zeit verlängern, mit höchstens einem Monat Kündigungsfrist.

Was gilt, wenn im Vertrag keine Kündigungsfrist steht?

Ist auch keine feste Laufzeit vereinbart, springt das Gesetz ein. Wird die Verwaltung monatlich bezahlt, können Sie nach § 621 Nr. 3 BGB spätestens am 15. eines Monats zum Ende dieses Monats kündigen. Ein Vertrag mit fester Laufzeit endet dagegen in der Regel erst mit ihrem Ablauf, außer Sie kündigen fristlos aus wichtigem Grund nach § 626 BGB.

Braucht die Hausverwaltung eine Vollmacht von mir?

Ja, denn sie handelt in Ihrem Namen und braucht dafür eine schriftliche Vollmacht. Für Kündigungen und Mieterhöhungen sollte sie im Original vorliegen, sonst kann der Mieter die Erklärung nach § 174 BGB zurückweisen. Dieses Risiko entfällt, wenn Sie Ihre Mieter vorher selbst über die Vollmacht informiert haben.

Was ist eine Freigabegrenze?

Die Freigabegrenze ist der Betrag, bis zu dem die Verwaltung eine Reparatur ohne Ihre Zustimmung beauftragen darf. Damit sich viele kleine Aufträge nicht unbemerkt summieren, gehört ein Budget für das ganze Jahr dazu. Was darüber liegt, legt die Verwaltung Ihnen zur Entscheidung vor, außer in einem Notfall, den der Vertrag regelt.

Sollen die Mieten auf mein Konto oder auf ein Konto der Verwaltung gehen?

Auf Ihr eigenes Konto, denn das ist für Sie die sicherere Lösung, und die Verwaltung bekommt dafür eine Kontovollmacht. Diese Variante sieht auch das Muster der Kammern vor. Kautionen gehören in jedem Fall getrennt von Ihrem Vermögen angelegt, wie § 551 Abs. 3 BGB verlangt.

Was muss die Verwaltung herausgeben, wenn der Vertrag endet?

Sie muss alles herausgeben, was sie für Sie erhalten oder aus der Verwaltung erlangt hat, also Akten, Belege, Schlüssel, Kautionen und Guthaben, so folgt es aus § 667 BGB. Nach § 666 BGB kommt eine Schlussabrechnung über die verwalteten Gelder dazu, damit Sie sehen, was bis zum letzten Tag mit Ihrem Geld geschehen ist.

Wie oft muss mir die Hausverwaltung berichten?

Das Gesetz verpflichtet sie zu Auskunft und Rechenschaft, nennt aber keinen Rhythmus, und deshalb gehört ein fester Termin in den Vertrag, etwa ein Monatsbericht bis zu einem bestimmten Werktag. Einmal im Jahr sollte eine Übersicht über Einnahmen und Ausgaben dazukommen.

Ist ein WEG-Verwaltervertrag dasselbe?

Nein, den WEG-Verwalter bestellt die Eigentümergemeinschaft, und für ihn gilt das Wohnungseigentumsgesetz mit eigenen Regeln zu Bestellung und Abberufung. Den Vertrag für die Mietverwaltung oder die Sondereigentumsverwaltung schließen Sie dagegen allein, und er folgt den Regeln des BGB.

Kann ich den Vertrag kündigen, wenn ich das Haus verkaufe?

Das hängt davon ab, was der Vertrag für diesen Fall vorsieht. Sinnvoll ist ein Sonderkündigungsrecht zum Verkauf, wie es auch das Muster der Kammern enthält. Fehlt es, gelten die normale Laufzeit und Frist, auch wenn Ihnen das Haus dann nicht mehr gehört.

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