Hausverwaltung wechseln in Berlin: der Weg bis zum Stichtag

Das bestimmt vor allem die Kündigungsfrist in Ihrem bisherigen Verwaltervertrag. Die Zeit bis zum Stichtag ist dabei keine Wartezeit, denn in diesen Wochen fordern wir die Unterlagen an, legen die Akte an und klären die Konten. Als Stichtag eignet sich der Erste eines Monats, weil sich dann jede Mietzahlung eindeutig einer Verwaltung zuordnen lässt.

Ja, denn der Vertrag besteht zwischen Ihnen und der bisherigen Verwaltung. Kündigen Sie schriftlich und so, dass Sie den Zugang beweisen können, etwa per Einschreiben mit Rückschein oder per Boten. Im selben Schreiben nennen Sie dann gleich den Stichtag und verlangen die Herausgabe aller Unterlagen zu diesem Tag.

Automatisch nicht, denn der Anspruch steht Ihnen als Auftraggeber zu. Nach § 667 BGB muss die bisherige Verwaltung Ihnen alles herausgeben, was sie für Sie erhalten oder aus der Verwaltung erlangt hat, also Akten, Gelder und Schlüssel. Damit Sie nicht selbst hinterhertelefonieren müssen, fordern wir es mit Ihrer Vollmacht, einer Übergabeliste und einem Termin bei ihr an.

Dann setzen Sie ihr schriftlich eine Frist und nennen darin jede fehlende Unterlage einzeln. Verstreicht die Frist ohne Ergebnis, ist es ein Fall für Ihren Anwalt, dem wir die Liste der Lücken geben. Ihr Haus bleibt in dieser Zeit nicht liegen, denn wir arbeiten mit dem weiter, was vorliegt.

Jede Kaution muss getrennt von Ihrem Vermögen angelegt sein, so verlangt es § 551 Abs. 3 BGB, und deshalb prüfen wir beim Wechsel für jede Mietpartei Betrag, Zinsstand und Kontonachweis. Liegen Kautionen auf einem Konto der alten Verwaltung, wandern sie auf ein Kautionskonto, das auf Ihren Namen läuft.

Kaum etwas, denn sie bekommen ein Schreiben, in dem steht, wer ab dem Stichtag ihre Ansprechstelle ist. Läuft das Mietkonto schon auf Ihren Namen, ändert sich an der Zahlung nichts. Kam die Miete bisher auf ein Konto der Verwaltung, stellen die Mieter ihren Dauerauftrag auf Ihr neues Mietkonto um.

Wir rechnen das Wechseljahr für alle zwölf Monate ab, damit Ihre Mieter nur eine Abrechnung bekommen. Die Belege für die Zeit vor dem Stichtag gibt die alte Verwaltung heraus. Ob diese Monate als Zeitraum vor der Übernahme eine Sonderleistung sind, steht vorher in Ihrem Angebot. Ein früheres Jahr, das bei der Übernahme noch offen ist, erstellen wir auf Wunsch als Sonderleistung.

Ja, jeder Monatserste eignet sich als Stichtag, Sie müssen also nicht auf den Januar warten. Ein Wechsel zum Jahresbeginn macht die Abrechnung zwar etwas einfacher, weil dann ein ganzes Jahr bei einer Verwaltung liegt. Nötig ist das aber nicht, solange die Belege bis zum Stichtag vollständig übergeben werden.

Den WEG-Verwalter wechselt die Gemeinschaft per Beschluss, und die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums bleibt bei ihm oder seinem Nachfolger. Was wir übernehmen, sind die vermieteten Wohnungen im Haus, als Sondereigentumsverwaltung für den einzelnen Eigentümer, und dafür braucht es keinen Beschluss der Gemeinschaft.

Ja, eine schriftliche Vollmacht gehört zum Vertrag. Damit Mieter spätere Kündigungen oder Mieterhöhungen nicht mangels Originalvollmacht zurückweisen können, sollten Sie sie außerdem selbst über die Bevollmächtigung informieren. Genau das erledigt das Schreiben zum Wechsel, das Sie unterschreiben, so sieht es § 174 BGB vor.