Betriebskostenabrechnung am Laptop, daneben ein Blatt mit Verbrauchswerten

Mietverwaltung und Sondereigentum

Nebenkostenabrechnung für Vermieter: Frist und Ablauf für 2025

Einmal im Jahr rechnen Vermieter die Betriebskosten ab, und die Frist ist streng. Für 2025 muss die Abrechnung bis zum 31.12.2026 beim Mieter sein, sonst ist eine Nachzahlung in aller Regel verloren.

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Die Nebenkostenabrechnung für 2025 muss Ihrem Mieter spätestens am 31.12.2026 zugehen, und dieses Datum ist strenger, als es klingt. Es folgt aus § 556 Abs. 3 BGB: Vermieter haben zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, und der Zeitraum ist meist das Kalenderjahr. Kommt die Abrechnung später an, ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten.

Dabei zählt der Zugang beim Mieter und nicht das Datum auf dem Briefkopf. Bei einer vermieteten Eigentumswohnung kommt noch eine Hürde dazu, denn Sie brauchen die Zahlen aus der Abrechnung der Gemeinschaft, und die liegt manchmal erst im Herbst vor. Die Frist verlängert sich dadurch nicht, und das Warten auf den WEG-Verwalter fühlt sich dann schnell an wie ein Wettlauf, den man nicht selbst in der Hand hat.

Die Fristen auf einen Blick

Für Vermieter zählt vor allem die Abrechnungsfrist von zwölf Monaten, doch daneben laufen eine Frist für den Mieter und zwei Pflichten zur Heiztechnik, die man leicht übersieht.

Zeitstrahl: Abrechnungsjahr 2025, Zugang beim Mieter bis 31.12.2026, danach zwölf Monate Einwendungsfrist

Was	Frist	Grundlage
Abrechnung beim Mieter	bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums, für 2025 also bis 31.12.2026	§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB
Nachforderung nach Fristablauf	ausgeschlossen, außer der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten	§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB
Einwendungen des Mieters	bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung	§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB
Belegeinsicht	Vermieter darf Belege elektronisch bereitstellen, seit 01.01.2025	§ 556 Abs. 4 BGB
Fernablesbare Zähler	nicht fernablesbare Altgeräte bis 31.12.2026 nachrüsten oder tauschen	§ 5 Abs. 3 HeizkostenV
Verbrauchsinformation	monatlich, sobald fernablesbare Geräte eingebaut sind	§ 6a HeizkostenV
Vermietete Eigentumswohnung	Jahresfrist gilt auch ohne beschlossene WEG-Abrechnung	BGH, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15

Planen Sie den Versand deshalb für November und nicht für die letzte Dezemberwoche, in der ohnehin niemand gern Belege sortiert. Dann bleibt Zeit für eine Rückfrage beim Versorger oder beim WEG-Verwalter, und der Zugang lässt sich sauber belegen.

Welche Kosten Sie umlegen dürfen

Umlegen dürfen Sie die Betriebskosten aus dem Katalog des § 2 BetrKV, vorausgesetzt, Ihr Mietvertrag sieht das vor (§ 556 Abs. 1 BGB). Bei Ihnen als Vermieter bleiben dagegen Verwaltungskosten sowie Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung (§ 1 Abs. 2 BetrKV).

Nummer	Kostenart nach § 2 BetrKV	Hinweis für Vermieter
1	laufende öffentliche Lasten	vor allem die Grundsteuer
2	Wasserversorgung	auch Zählermiete und Eichung
3	Entwässerung
4	Heizung	zentrale Anlage, Brennstoff, Wärmelieferung oder Etagenheizung
5	Warmwasser	Verteilung nach Heizkostenverordnung
6	verbundene Heizungs- und Warmwasseranlagen	Verteilung nach Heizkostenverordnung
7	Aufzug
8	Straßenreinigung und Müllbeseitigung
9	Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
10	Gartenpflege
11	Beleuchtung	Strom für Treppenhaus, Keller und Außenlicht
12	Schornsteinreinigung
13	Sach- und Haftpflichtversicherung
14	Hauswart	ohne Anteile für Reparaturen und Verwaltung
15	Antenne, Breitband- und Glasfaser-Verteilanlage	Kabel-TV-Entgelte nur bis 30.06.2024
16	Wäschepflege-Einrichtungen
17	sonstige Betriebskosten

Was nicht in diesen Katalog gehört, tragen Sie selbst, und dazu zählen die Vergütung einer Hausverwaltung, Kontoführungsgebühren, Reparaturen und Rücklagen. Bei der Rechnung des Hauswarts lohnt sich ein zweiter Blick, denn repariert er auch, gehört dieser Anteil nicht in die Abrechnung.

Im Vermieterjahr ist die Abrechnung allerdings nur eine von vielen Pflichten, und einen Überblick über die übrigen Termine gibt die Seite Aufgaben und Jahreskalender der Hausverwaltung.

Was sich zuletzt geändert hat

Wer seine Abrechnung seit Jahren nach demselben Muster erstellt, muss für 2025 an vier Stellen genauer hinschauen: beim Kabelfernsehen, bei den CO2-Kosten, bei der Grundsteuer und bei den digitalen Belegen. Eine fünfte Neuerung betrifft die Zähler im Haus und hat ihren Stichtag am 31.12.2026.

Kabelfernsehen

Seit dem 1. Juli 2024 dürfen Sie Nutzungsentgelte für Kabelfernsehen und die Urheberrechtsgebühren nicht mehr umlegen. § 2 Nummer 15 BetrKV nennt diese Kosten nur noch bis zum 30. Juni 2024, in einer Abrechnung für 2025 haben sie also nichts mehr zu suchen. Beim Kabelanschluss bleibt damit nur der Betriebsstrom der Verteilanlage im Haus umlagefähig, bei einer Gemeinschaftsantenne außerdem ihre regelmäßige Prüfung. Für Anlagen, die ab dem 1. Dezember 2021 errichtet wurden, gilt § 2 Nummer 15 a und b BetrKV gar nicht.

Anders sieht es beim Glasfaseranschluss aus, für den ein Bereitstellungsentgelt nach § 72 TKG umgelegt werden kann, wenn die Umsetzung wirtschaftlich ist. Bei aufwändigen Maßnahmen muss der Vermieter allerdings vorher drei Angebote einholen (§ 556 Abs. 3a BGB).

CO2-Kosten

Seit dem 1. Januar 2023 teilen Vermieter und Mieter die CO2-Kosten der Heizung nach dem CO2-Kostenaufteilungsgesetz, und zwar nach einer einfachen Logik: Je schlechter das Gebäude abschneidet, desto größer ist Ihr Anteil. Er reicht von null bei weniger als 12 Kilogramm CO2 je Quadratmeter und Jahr bis zu 95 Prozent ab 52 Kilogramm.

Mit der Heizkostenabrechnung ermitteln Sie den Ausstoß je Quadratmeter, stufen das Gebäude ein und ziehen Ihren Anteil ab (§ 5 Abs. 1, § 7 Abs. 1 CO2KostAufG). In der Abrechnung stehen dann Einstufung, Mieteranteil und Berechnungsgrundlagen, damit Ihr Mieter nachvollziehen kann, wie Sie gerechnet haben. Bei einer Gasetagenheizung ist es umgekehrt, denn dort ermittelt der Mieter selbst und hat gegen Sie einen Anspruch auf Erstattung.

Für Gas- und Ölheizungen, die nach § 43 GModG neu eingebaut werden, kommt noch eine Regel hinzu, die vor jeder Heizungsentscheidung auf den Tisch gehört. Ab dem 1. Januar 2028 tragen Vermieter und Mieter dort die CO2-Kosten und die Gas-Netzentgelte je zur Hälfte (§§ 5a bis 5d CO2KostAufG, eingefügt im Juli 2026).

Grundsteuer in Berlin

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Berlin die neue Grundsteuer nach dem Bundesmodell, und mit ihr hat sich der Hebesatz deutlich bewegt. Für 2025 lag er für bebaute Grundstücke bei 470 Prozent, vorher waren es 810 Prozent. Für Wohngrundstücke beträgt die Steuermesszahl 0,31 Promille.

In die Abrechnung für 2025 gehört deshalb der Betrag aus dem neuen Bescheid und nicht der alte Wert aus 2024, auch wenn man sich an den gewöhnt hatte. Umlagefähig ist die Grundsteuer nach § 2 Nummer 1 BetrKV, sofern der Mietvertrag die Umlage der Betriebskosten vorsieht.

Belege und Zähler

Verlangt Ihr Mieter Einsicht in die Belege, dürfen Sie diese seit dem 1. Januar 2025 elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB), was beiden Seiten einen Termin erspart. Mehr Aufwand machen die Zähler. Wärme- und Warmwasserzähler sowie Heizkostenverteiler, die sich nicht aus der Ferne ablesen lassen, müssen bis zum 31.12.2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV). Sind fernablesbare Geräte eingebaut, steht dem Mieter jeden Monat eine Verbrauchsinformation zu.

Handwerker tauscht ein Thermostatventil an einem Heizkörper unter einem Altbaufenster

Wie die Kosten verteilt werden

Welcher Schlüssel gilt, steht im Mietvertrag, nur bei Heizung und Warmwasser lässt Ihnen das Gesetz weniger Spielraum. Dort schreibt die Heizkostenverordnung vor, dass 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch verteilt werden (§ 7 Abs. 1, § 8 Abs. 1 HeizkostenV).

Zwingend 70 Prozent der Heizkosten nach Verbrauch gelten in Gebäuden, die mit Öl oder Gas beheizt werden, die Wärmeschutzverordnung von 1994 nicht erfüllen und überwiegend gedämmte Leitungen haben. Den Rest verteilen Sie nach einem festen Maßstab, meist nach der Fläche. Wer die Heizkosten dagegen gar nicht nach Verbrauch abrechnet, riskiert eine Kürzung durch den Mieter.

Vermietete Eigentumswohnung: vom Hausgeld zur Abrechnung

Bei einer Eigentumswohnung ist die Jahresabrechnung der Gemeinschaft Ihre Grundlage, aus der Sie die umlagefähigen Kosten herauslösen. Die Frist gegenüber Ihrem Mieter läuft dabei unabhängig davon, wann die Eigentümer ihre Abrechnung beschließen.

Unterlagen anfordern. Bitten Sie den WEG-Verwalter früh im Jahr um die Jahresabrechnung, die Heizkostenabrechnung für Ihre Wohnung und die CO2-Angaben des Hauses.
Posten trennen. Verwaltervergütung, Erhaltungsrücklage, Reparaturen und Bankgebühren der Gemeinschaft bleiben bei Ihnen (§ 1 Abs. 2 BetrKV).
Schlüssel festlegen. Nennt der Mietvertrag keinen eigenen Schlüssel, gilt der Schlüssel der Gemeinschaft (§ 556a Abs. 3 BGB).
Grundsteuer ergänzen. Sie steht nicht in der Hausgeldabrechnung, sondern in Ihrem eigenen Bescheid.
Vorauszahlungen abziehen. Gegengerechnet werden die Beträge, die Ihr Mieter im Jahr 2025 tatsächlich gezahlt hat.
Mit Nachweis versenden. Danach geht die Abrechnung so an den Mieter, dass Sie den Zugang belegen können.

Bleibt die Abrechnung der Gemeinschaft aus, ist Warten keine Lösung, so unangenehm es ist, dem WEG-Verwalter hinterherzuschreiben. Der Bundesgerichtshof hat 2017 klargestellt, dass ein fehlender Beschluss der Eigentümer die Frist gegenüber dem Mieter nicht verschiebt (VIII ZR 249/15). Fordern Sie deshalb im Spätsommer die Kostenaufstellung und die Belege für Ihre Wohnung an und rechnen Sie damit ab.

Wer sich später auf die Verspätung der Gemeinschaft beruft, muss mit einer Prüfung im Einzelfall rechnen, denn eine sichere Ausnahme ist das nicht. Wie die Rechnung im Einzelnen aussieht, zeigt eine Beispielwohnung mit allen Posten der Hausgeldabrechnung, durchgerechnet bei der Sondereigentumsverwaltung für Eigentumswohnungen. Und wer welche Abrechnung erstellt, klärt der Ratgeber WEG-Verwalter, SEV oder Mietverwaltung: wer macht was.

So kommt die Abrechnung nachweisbar an

Weil der Zugang beim Mieter zählt, kommt es im Streit darauf an, dass Sie ihn belegen können, und dabei hilft ein einfacher Brief wenig.

Sicherer sind ein Bote, der den Einwurf schriftlich bestätigt, oder ein Einwurf-Einschreiben. Legen Sie den Versand außerdem so, dass zwischen Zugang und Jahresende mehrere Werktage liegen, denn eine Abrechnung, die erst am letzten Tag eingeworfen wird, macht den Nachweis unnötig schwer.

Was Ihr Mieter prüfen und kürzen darf

Auch Ihr Mieter hat eine Frist: Er kann die Abrechnung zwölf Monate lang beanstanden, gerechnet ab Zugang, und darf für die Prüfung die Belege einsehen.

Bei den Heizkosten hat er außerdem eigene Kürzungsrechte nach § 12 Abs. 1 HeizkostenV. Rechnen Sie nicht nach Verbrauch ab, darf er seinen Anteil um 15 Prozent kürzen. Fehlt die vorgeschriebene Fernablesbarkeit, sind es 3 Prozent, und fehlen die monatlichen Verbrauchsinformationen, weitere 3 Prozent.

Weitere 3 Prozent darf er abziehen, wenn die Heizkostenabrechnung die CO2-Aufteilung nicht ausweist (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG). Für Vermieter einer Eigentumswohnung ist das besonders ärgerlich, denn kürzt Ihr Mieter nach der Heizkostenverordnung, können Sie das nicht auf demselben Weg an die Gemeinschaft weitergeben. Zwischen Wohnungseigentümer und Gemeinschaft gilt dieses Kürzungsrecht nämlich nicht (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Ob Sie den Ausfall anders ersetzt bekommen, richtet sich nach den allgemeinen Vorschriften und dem Einzelfall.

Bleibt dagegen eine berechtigte Nachzahlung offen, mahnen Sie wie bei jeder anderen Forderung, und welche Schritte danach möglich sind, beschreibt der Ratgeber zu den Wegen bei Zahlungsrückstand.

Neubau-Mehrfamilienhaus mit hellem Putz, bodentiefen Fenstern und Balkonen

Auszug vor der Abrechnung

Zieht der Mieter aus, bevor die Abrechnung fertig ist, dürfen Sie einen angemessenen Teil der Kaution zurückbehalten, wenn eine Nachzahlung zu erwarten ist. So hat es der Bundesgerichtshof entschieden (Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05), und zwar bis zum Ablauf Ihrer Abrechnungsfrist.

Wie viel angemessen ist, hängt vom Einzelfall ab, eine feste Zahl nennt das Gesetz nicht. Für die übrige Kaution gelten eigene Regeln, und wie sie abgerechnet wird, steht im Ratgeber zur Kaution nach dem Auszug.

Beispiel: die Abrechnung 2025 einer Wohnung in Lichtenberg

Beispiel. Eine Eigentümerin vermietet eine Wohnung in Lichtenberg und rechnet nach dem Kalenderjahr ab. Die Versammlung ihrer Gemeinschaft, die über die Jahresabrechnung 2025 beschließen soll, ist erst für Ende November 2026 angesetzt, und so lange will sie nicht warten.

Schon im September fordert sie deshalb beim WEG-Verwalter die Kostenaufstellung, die Heizkostenabrechnung mit den CO2-Angaben und die Belege an, und Mitte Oktober liegen die Zahlen vor. Sie streicht Verwaltervergütung, Erhaltungsrücklage und eine Reparatur am Hoftor, übernimmt für die übrigen Kosten den Schlüssel der Gemeinschaft und ergänzt die Grundsteuer aus ihrem Bescheid.

Anfang November geht die Abrechnung per Einwurf-Einschreiben an den Mieter, rund acht Wochen vor dem Stichtag, und damit ist das Wichtigste erledigt, bevor die Eigentümer überhaupt zusammenkommen. Weicht der Beschluss der Versammlung später von den Zahlen ab, prüft sie, ob eine Korrektur noch vor dem 31.12.2026 beim Mieter sein kann.

Unterschrift unter einen Verwaltervertrag, daneben ein Tablet

Was eine Hausverwaltung dabei übernimmt

Als Hausverwaltung erstellen wir die Abrechnung für jede Mietpartei, holen bei Eigentumswohnungen die Zahlen beim WEG-Verwalter ein und verschicken mit Zustellnachweis, damit sich der Zugang im Zweifel belegen lässt. Sie bekommen dazu eine Übersicht über Einnahmen und Ausgaben des Jahres. Bei ganzen Häusern gehört die Abrechnung zur Mietverwaltung in Berlin, bei einzelnen Wohnungen zur Sondereigentumsverwaltung.

Wenn die Abrechnung 2025 noch offen ist

Liegt die Abrechnung noch unerledigt auf dem Schreibtisch, zählt bis zum Jahresende jede Woche, vor allem bei einer Eigentumswohnung mit später Gemeinschaft. Rufen Sie uns unter 030 7593 9313 an, dann klären wir am Telefon, was bis zum Stichtag noch zu tun ist und was wir Ihnen davon abnehmen können. Den Mietvertrag und, falls vorhanden, die letzte Hausgeldabrechnung schicken Sie am einfachsten per Mail an kontakt@digitale-hausverwaltung-berlin.de. Auch auf eine Anfrage über das Formular antworten wir innerhalb eines Werktags.

Häufige Fragen

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung für 2025 bei meinem Mieter sein?

Spätestens am 31.12.2026, wenn Sie nach dem Kalenderjahr abrechnen, so steht es in § 556 Abs. 3 BGB. Maßgeblich ist dabei der Tag, an dem die Abrechnung den Mieter erreicht, und nicht der Tag, an dem Sie sie abschicken.

Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?

Dann können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen, auch wenn die Zahlen eindeutig sind. Eine Ausnahme gibt es, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben, und ob das zutrifft, wird im Einzelfall entschieden. Planen Sie deshalb so, dass Sie auf diese Ausnahme gar nicht erst angewiesen sind.

Darf ich die Grundsteuer auf meinen Mieter umlegen?

Ja, wenn Ihr Mietvertrag die Umlage der Betriebskosten vorsieht, denn die Grundsteuer steht an erster Stelle im Katalog des § 2 BetrKV. In Berlin lag der Hebesatz für 2025 bei 470 Prozent. Bei einer Eigentumswohnung nehmen Sie den Betrag aus Ihrem eigenen Bescheid, weil die Grundsteuer nicht über die Gemeinschaft läuft.

Kann ich den Kabelanschluss noch über die Nebenkosten abrechnen?

Die Nutzungsentgelte für Kabelfernsehen nicht mehr, damit ist seit dem 1. Juli 2024 Schluss. Weiterhin umlegen dürfen Sie aber den Betriebsstrom der Verteilanlage im Haus, wenn sie vor dem 1. Dezember 2021 errichtet wurde, und für einen Glasfaseranschluss gibt es unter Bedingungen ein umlagefähiges Bereitstellungsentgelt.

Muss ich mich an den CO2-Kosten der Heizung beteiligen?

Ja, außer Ihr Gebäude stößt weniger als 12 Kilogramm CO2 je Quadratmeter und Jahr aus. Seit Anfang 2023 teilen Vermieter und Mieter die CO2-Kosten nach einem Stufenmodell, und je mehr CO2 das Gebäude je Quadratmeter ausstößt, desto größer wird Ihr Anteil, bis zu 95 Prozent. Einstufung und Aufteilung gehören in die Heizkostenabrechnung.

Meine Eigentümergemeinschaft hat die Jahresabrechnung noch nicht beschlossen. Muss ich trotzdem abrechnen?

Ja, denn die Frist gegenüber Ihrem Mieter gilt auch ohne Beschluss der Gemeinschaft, so hat es der Bundesgerichtshof 2017 entschieden. Warten Sie deshalb nicht auf die Versammlung, sondern fordern Sie beim WEG-Verwalter die Kostenaufstellung und die Belege an und rechnen Sie auf dieser Grundlage ab. Eine Ausnahme wegen der späten Gemeinschaft gibt es höchstens im Einzelfall.

Nach welchem Schlüssel verteile ich die Kosten bei einer Eigentumswohnung?

Zuerst gilt, was Sie im Mietvertrag vereinbart haben, und steht dort nichts, übernehmen Sie den Schlüssel, mit dem die Eigentümer die Kosten untereinander aufteilen (§ 556a Abs. 3 BGB). Die Wohnfläche ist nur dann maßgeblich, wenn dieser Schlüssel billigem Ermessen widerspricht.

Wie lange kann mein Mieter Einwände gegen die Abrechnung erheben?

Zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung, danach sind Einwendungen ausgeschlossen, außer der Mieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Geregelt ist das in § 556 Abs. 3 BGB, gleich neben Ihrer eigenen Frist, sodass beide Seiten gleich lange Zeit haben.

Muss ich meinem Mieter die Rechnungen zeigen?

Auf Verlangen ja, denn der Mieter darf die Belege einsehen, um die Abrechnung zu prüfen. Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Sie sie elektronisch bereitstellen, zum Beispiel als PDF (§ 556 Abs. 4 BGB), und einen Termin mit dem Aktenordner am Küchentisch brauchen Sie dafür nicht mehr.

Darf ich die Kaution behalten, bis die Abrechnung fertig ist?

Einen angemessenen Teil ja, wenn eine Nachzahlung zu erwarten ist. Der Bundesgerichtshof hat das 2006 entschieden und dabei eine Grenze gezogen: längstens bis zum Ende Ihrer Abrechnungsfrist. Wie viel angemessen ist, hängt vom Einzelfall ab.

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