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Sondereigentumsverwaltung in Berlin für Ihre vermietete Wohnung
Wir verwalten Ihre vermietete Eigentumswohnung in Berlin, vom Mieteingang bis zur Kaution. Und aus der Hausgeldabrechnung der WEG machen wir die Nebenkostenabrechnung Ihres Mieters.
Sie haben in Berlin eine Eigentumswohnung gekauft und vermietet, vielleicht als Altersvorsorge, vielleicht als dritte Wohnung im Bestand. Im Haus gibt es einen WEG-Verwalter, und trotzdem landet jede Frage Ihres Mieters bei Ihnen, ob es um einen Wasserfleck an der Decke geht oder um eine Rückfrage zur Abrechnung. Das liegt nicht an ihm, sondern an seinem Auftrag. Der Verwalter der Gemeinschaft kümmert sich um das Haus und rechnet mit Ihnen das Hausgeld ab, für Ihren Mietvertrag und die Nebenkosten Ihres Mieters ist er nicht zuständig.
Für genau diesen Teil, das Mietverhältnis, gibt es die Sondereigentumsverwaltung, kurz SEV, also die Verwaltung einer einzelnen vermieteten Wohnung in einem Haus, das in Eigentumswohnungen aufgeteilt ist. Sobald wir sie übernehmen, ziehen wir die Miete ein, mahnen bei Rückstand, verwalten die Kaution und sind die Stelle, an die sich Ihr Mieter mit seinen Anliegen wendet. Die Fragen, die bisher bei Ihnen gelandet sind, kommen dann bei uns an.
Die eigentliche Rechenarbeit kommt einmal im Jahr, wenn aus der Hausgeldabrechnung der WEG die Nebenkostenabrechnung für Ihren Mieter werden muss, Position für Position. Genau dort wird es unbequem, denn die Abrechnung muss ihm binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Das gilt auch dann, wenn die Eigentümer ihre eigene Abrechnung noch gar nicht beschlossen haben.
Was die Sondereigentumsverwaltung umfasst
Die SEV übernimmt die laufende Arbeit zwischen Ihnen und Ihrem Mieter, und was am Gemeinschaftseigentum anfällt, bleibt Sache des WEG-Verwalters.
Bereich
Laufende Verwaltung
Sonderleistung, gesondert vereinbart
Miete
Miete einziehen, Eingänge prüfen, erste und zweite Mahnung
gerichtliches Mahnverfahren vorbereiten und mit Ihrem Anwalt begleiten
Mietverhältnis
Stammdaten pflegen, Abmahnung und Kündigung aussprechen
Mieterhöhung nach Mietspiegel oder im Einvernehmen mit dem Mieter
Kaution
anlegen, kontrollieren, nach dem Auszug zurückzahlen
–
Nebenkosten
Abrechnung aus der Hausgeldabrechnung ableiten, Versand mit Zustellnachweis
Abrechnung für Jahre vor der Übernahme
Wohnung
Reparaturen bis zur Freigabegrenze, Rücknahme beim Auszug
Neuvermietung mit Exposé, Besichtigungen, Bonitätsprüfung, Vertrag und Übergabe; Mieterwechsel mit feststehendem Nachmieter
Schäden
Schäden am Gemeinschaftseigentum an den WEG-Verwalter melden
Abwicklung von Versicherungsschäden
Eigentümer
Monatsbericht, Übersicht über Einnahmen und Ausgaben des Jahres
Gespräche mit dem Mieter nach Absprache
Die laufende Verwaltung erledigen wir jeden Monat, ohne dass Sie etwas anstoßen müssen. Erst wenn die Wohnung frei wird, kommt eine Sonderleistung ins Spiel, denn dann suchen wir auf Wunsch den nächsten Mieter. Wie das in Berlin abläuft, von der zulässigen Miete bis zur Schlüsselübergabe, steht bei der Neuvermietung einer Wohnung.
Vom Hausgeld zur Nebenkostenabrechnung Ihres Mieters
Aus dem Hausgeld wird die Abrechnung Ihres Mieters, indem wir die Jahresabrechnung der Gemeinschaft nehmen und umlagefähige von nicht umlagefähigen Kosten trennen. Was umlagefähig ist, verteilen wir nach dem richtigen Schlüssel und ergänzen zum Schluss die Grundsteuer, die nicht über die Gemeinschaft läuft.
Nötig ist diese Trennung, weil das Hausgeld, das Sie jeden Monat an die Gemeinschaft zahlen, ein Vorschuss auf die Kosten des ganzen Hauses ist. Darin stecken Betriebskosten, die Ihr Mieter trägt, aber eben auch Posten, die bei Ihnen bleiben. Welche Kosten umlagefähig sind, zählt § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) auf, während § 1 Abs. 2 BetrKV Verwaltung, Instandhaltung und Instandsetzung ausdrücklich ausschließt.
Beispiel. Die Wohnung hat zwei Zimmer und 64 Quadratmeter und liegt in einem Schöneberger Altbau mit 18 Eigentumswohnungen. Die Gemeinschaft verteilt Heizung und Wasser nach Verbrauch, fast alles andere nach Miteigentumsanteilen. Der Mietvertrag sagt zwar, dass der Mieter die Betriebskosten trägt, nennt aber keinen eigenen Umlageschlüssel, und das wird gleich noch wichtig.
Position der Hausgeldabrechnung
Schlüssel der Gemeinschaft
In der Abrechnung des Mieters
Kaltwasser und Abwasser
Verbrauch laut Wasserzähler
ja (§ 2 Nummer 2 und 3 BetrKV)
Heizung und Warmwasser
Heizkostenabrechnung, 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch
ja (§ 2 Nummer 4 bis 6 BetrKV), mit Ausweis der CO2-Kosten
Müllabfuhr und Straßenreinigung
Miteigentumsanteile
ja (§ 2 Nummer 8 BetrKV)
Treppenhausreinigung
Miteigentumsanteile
ja (§ 2 Nummer 9 BetrKV)
Gartenpflege und Allgemeinstrom
Miteigentumsanteile
ja (§ 2 Nummer 10 und 11 BetrKV)
Gebäude- und Haftpflichtversicherung
Miteigentumsanteile
ja (§ 2 Nummer 13 BetrKV)
Hauswart
Miteigentumsanteile
ja, ohne den Anteil für Reparaturen und Verwaltung
Vergütung des WEG-Verwalters
Betrag je Wohnung
nein, Verwaltungskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV)
Kontoführung der Gemeinschaft
Miteigentumsanteile
nein, Verwaltungskosten
Zuführung zur Erhaltungsrücklage
Miteigentumsanteile
nein, Rücklage für spätere Instandsetzung
Reparatur der Haustür
Miteigentumsanteile
nein, Instandsetzung (§ 1 Abs. 2 BetrKV)
Grundsteuer
steht nicht in der Hausgeldabrechnung
ja (§ 2 Nummer 1 BetrKV), aus Ihrem eigenen Bescheid
Von den zwölf Zeilen landen also acht in der Abrechnung des Mieters, die Grundsteuer eingeschlossen, und die vier anderen tragen Sie als Eigentümer, nachzulesen in Ihrer Jahresübersicht. Dass die Grundsteuer überhaupt nachgetragen werden muss, liegt daran, dass sie für jede Wohnung einzeln festgesetzt wird und deshalb in der Abrechnung der Gemeinschaft gar nicht auftaucht.
Und weil der Mietvertrag im Beispiel keinen Schlüssel nennt, übernehmen wir den der Gemeinschaft, so wie es § 556a Abs. 3 BGB seit der WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 vorsieht. Widerspricht dieser Schlüssel billigem Ermessen, wird stattdessen nach Wohnfläche verteilt. Steht im Mietvertrag dagegen ein eigener Schlüssel, rechnen wir die Kosten darauf um und holen dafür die nötigen Flächen beim WEG-Verwalter ein.
Wenn die Abrechnung der Gemeinschaft auf sich warten lässt
Das ist ärgerlich, ändert aber nichts, denn die Frist gegenüber Ihrem Mieter wartet nicht auf die Gemeinschaft. Kommt die Abrechnung später als zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter an, ist eine Nachforderung ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 BGB).
Für vermietete Eigentumswohnungen hat der Bundesgerichtshof das ausdrücklich entschieden: Die Jahresfrist gilt auch dann, wenn die Eigentümer ihre Jahresabrechnung noch nicht beschlossen haben (Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15). Ob eine Verspätung trotzdem entschuldigt ist, weil der WEG-Verwalter nicht liefert, bleibt eine Frage des Einzelfalls.
Auf diesen Einzelfall verlassen wir uns nicht, sondern fragen schon früh im Jahr beim WEG-Verwalter nach dem Stand der Jahresabrechnung. Zeichnet sich eine Verspätung ab, fordern wir die Kostenaufstellung und die Belege für Ihre Wohnung an und rechnen damit ab. Viel Luft bleibt dabei nicht: Rechnen Sie nach dem Kalenderjahr ab, muss die Abrechnung für 2025 bis zum 31.12.2026 bei Ihrem Mieter sein. Wie die übrigen Fristen laufen, steht im Ratgeber zu Fristen und Kosten der Nebenkostenabrechnung.
Wer im Alltag was macht
Kurz gesagt ist der WEG-Verwalter für das Haus da und wir für Ihre Wohnung und Ihren Mieter. Im Alltag greifen beide Aufgaben aber oft ineinander, und am deutlichsten sieht man das, wenn irgendwo Wasser durch die Decke kommt.
Was passiert
WEG-Verwalter
Wir als SEV
Wasserfleck an der Decke, Ursache in der Steigleitung
beauftragt die Reparatur am Gemeinschaftseigentum
melden den Schaden und halten Ihren Mieter auf dem Laufenden
Armatur in Ihrer Wohnung tropft
nicht zuständig
beauftragen den Installateur bis zur Freigabegrenze
Jahresabrechnung der Gemeinschaft
erstellt sie (§ 28 WEG)
leiten daraus die Abrechnung für Ihren Mieter ab
Gemeinschaft beschließt Arbeiten an der Fassade
beauftragt und überwacht die Firma
informieren Ihren Mieter über Zeitplan und Zugang zur Wohnung
Mieter zahlt nicht
nicht zuständig
mahnen zweimal und besprechen mit Ihnen die nächsten Schritte
Mieter kündigt
nicht zuständig
nehmen die Wohnung ab, rechnen die Kaution ab, suchen auf Wunsch neue Mieter
Die Grenze verläuft also zwischen Ihrer Wohnung mit dem Mietverhältnis und dem Gemeinschaftseigentum, das beim Verwalter bleibt, den die Eigentümer bestellt haben. Mit ihm stimmen wir uns ab, damit Ihr Mieter nicht zwischen zwei Verwaltungen hin- und hergeschickt wird. Wie sich die drei Formen rechtlich unterscheiden, erklärt der Ratgeber zum Unterschied zwischen WEG-Verwaltung, SEV und Mietverwaltung. Gehört Ihnen dagegen ein ganzes Haus, das nicht aufgeteilt ist, passt die Mietverwaltung für Berliner Mietshäuser.
So übernehmen wir Ihre Wohnung
Die Übernahme einer einzelnen Wohnung braucht fünf Schritte, und die meisten davon erledigen wir, sodass auf Ihrer Seite vor allem ein Gespräch, ein paar Unterlagen und eine Unterschrift stehen.
Gespräch und Angebot. Sie schildern uns Wohnung, Mieter und Wünsche, und wir schicken Ihnen danach ein schriftliches Angebot.
Unterlagen. Mietvertrag, Kautionsnachweis, letzte Hausgeldabrechnung und Wirtschaftsplan legen wir digital an, dazu die Kontaktdaten des WEG-Verwalters.
Vollmacht. Sie unterschreiben eine Vollmacht im Original, und das ist mehr als Formsache, denn ohne sie könnte Ihr Mieter eine Abmahnung, Kündigung oder Mieterhöhung zurückweisen (§ 174 BGB).
Brief an den Mieter. Ihr Mieter erfährt schriftlich, wer ab wann für ihn da ist und auf welches Konto er zahlt.
Laufender Betrieb. Ab dem Stichtag laufen Miete, Post und Reparaturen über uns, und was passiert ist, lesen Sie im Monatsbericht.
Was Sie jeden Monat von uns bekommen
Spätestens am 10. Werktag des Folgemonats liegt Ihr Bericht vor, und für eine einzelne Wohnung ist er angenehm kurz. Er beantwortet die vier Fragen, die Sie sonst selbst klären müssten: Ist die Miete gekommen, ist etwas offen, wurde etwas repariert, und was steht als Nächstes an.
Die Miete geht dabei auf ein Konto, das Sie eröffnen und das auf Ihren Namen läuft. Wir arbeiten mit Zugang zu diesem Konto, und das Geld berührt nie ein Konto der Verwaltung, sodass Sie jederzeit selbst sehen, was eingegangen ist. Für die Kaution gibt es ein zweites Konto, denn § 551 Abs. 3 BGB verlangt eine Anlage getrennt vom Vermögen des Vermieters. Was beim Auszug mit diesem Geld passiert, steht im Ratgeber zur Mietkaution aus Vermietersicht.
Für Reparaturen in der Wohnung vereinbaren wir mit Ihnen eine Freigabegrenze je Maßnahme. Darunter beauftragen wir selbst, damit eine tropfende Armatur nicht auf Ihre Antwort warten muss, während Sie vielleicht gerade im Urlaub sind. Was darüber liegt, legen wir Ihnen mit einem Angebot vor, und Sie entscheiden.
Berliner Regeln für vermietete Eigentumswohnungen
Für eine vermietete Eigentumswohnung gelten in Berlin dieselben Mietregeln wie für eine Wohnung im Mietshaus. Eine Regel kommt allerdings hinzu, und sie betrifft vor allem Käufer: die Sperrfrist nach einer Umwandlung.
Regel
Was sie für Ihre Wohnung bedeutet
Grundlage und Stand
Mietpreisbremse
neue Miete höchstens 10 Prozent über der ortsüblichen Vergleichsmiete, Ausnahmen vorher in Textform offenlegen
§ 556d, § 556g Abs. 1a BGB; Berliner Verordnung bis 31.12.2029
Kappungsgrenze
Bestandsmiete steigt in drei Jahren um höchstens 15 Prozent
§ 558 Abs. 3 BGB; Verordnung bis 10.05.2028
Mietspiegel 2026
Maßstab für Erhöhung und Neuvermietung, qualifiziert
§ 558d BGB; in Kraft seit 28.05.2026
Leerstand
anzeigepflichtig ab drei Monaten, Zweckentfremdung nur ohne Grund wie Renovierung oder Mietersuche
§ 5 Abs. 8 und § 2 Abs. 2 ZwVbG
Kündigung nach Umwandlung
zehn Jahre ab dem Verkauf keine Kündigung wegen Eigenbedarfs oder Verwertung, wenn die Wohnung nach Einzug des Mieters umgewandelt und verkauft wurde
§ 577a Abs. 1 und 2 BGB; Berliner Verordnung bis 30.09.2033
Bei einer Mieterhöhung prüfen wir zuerst, ob die Miete seit 15 Monaten unverändert ist, denn vorher ist sie nicht zulässig (§ 558 Abs. 1 BGB). Erst danach rechnen wir mit dem Mietspiegel 2026 und der Berliner Kappungsgrenze, und den Rechenweg zeigt der Ratgeber zur Mieterhöhung nach dem Berliner Mietspiegel.
Die Sperrfrist nach einer Umwandlung wiederum sollte kennen, wer eine vermietete Wohnung kauft, um später selbst einzuziehen, und zwar vor dem Notartermin und nicht erst danach. Ob und wann Eigenbedarf möglich ist, klärt Ihr Anwalt. Wir führen das Mietverhältnis bis dahin so, dass alle Unterlagen vollständig vorliegen, wenn er sie braucht.
Wofür Sie weiter andere brauchen
Die SEV deckt Ihr Mietverhältnis ab. Für das Haus, für Gerichtsverfahren und für die Steuer gibt es eigene Zuständige, und es hilft allen, wenn von Anfang an klar ist, wer wofür da ist.
Den WEG-Verwalter für das Gemeinschaftseigentum wie Dach, Fassade und Steigleitungen, dazu für Eigentümerversammlung und Hausgeld.
Einen Anwalt, wenn ein Streit vor Gericht geht. Eine Räumungsklage gehört ausschließlich vor das Amtsgericht, in dessen Bezirk die Wohnung liegt (§ 29a ZPO). Wir stellen die Unterlagen zusammen und arbeiten ihm zu, damit er nicht bei null anfangen muss.
Ihren Steuerberater für die Einkünfte aus der Vermietung, dem unsere Jahresübersicht die Zahlen liefert.
Einen Architekten oder Fachplaner, wenn Sie die Wohnung grundlegend umbauen wollen, während wir sie im Alltag in Ordnung halten.
Eigentumswohnungen in ganz Berlin
Wir verwalten vermietete Eigentumswohnungen in allen zwölf Bezirken, und in manchen Bezirken gibt es davon deutlich mehr als in anderen. Überdurchschnittlich viele stehen in Charlottenburg-Wilmersdorf und Friedrichshain-Kreuzberg: Laut Zensus 2022 liegen dort 31 und 25 Prozent der Wohnungen in Häusern von Eigentümergemeinschaften, berlinweit rund 18 Prozent. Ob dort oder am Stadtrand, die Abstimmung mit dem WEG-Verwalter läuft bei uns immer gleich: schriftlich, mit Fristen und digital abgelegt. So muss später niemand rätseln, wer wann was zugesagt hat.
Für das erste Gespräch reichen zwei Dokumente, der Mietvertrag und die letzte Hausgeldabrechnung. Schon daran sehen wir, welche Kosten Ihr Mieter trägt und ob die bisherige Abrechnung alle umlagefähigen Posten erfasst, und Sie wissen danach, woran Sie mit Ihrer Wohnung sind. Schicken Sie uns beides per Mail an kontakt@digitale-hausverwaltung-berlin.de oder rufen Sie unter 030 7593 9313 an, dann gehen wir die Zahlen gemeinsam durch. Ist Ihnen das Formular lieber, hören Sie innerhalb eines Werktags von uns.
Häufige Fragen
Lohnt sich eine Verwaltung schon für eine einzige vermietete Wohnung?
Ja, sobald Sie die Arbeit mit dem Mieter abgeben wollen, denn auch eine einzelne Wohnung bringt Mieteingang, Kaution und Mängelmeldungen mit sich, dazu jedes Jahr die Nebenkostenabrechnung aus dem Hausgeld. Wohnen Sie selbst nicht in Berlin, kommt noch etwas hinzu: Sie sparen sich jeden Weg zur Wohnung.
Im Haus gibt es doch schon einen WEG-Verwalter. Wozu brauche ich Sie dann?
Der WEG-Verwalter arbeitet für die Gemeinschaft und kümmert sich um das Gemeinschaftseigentum, also um das Haus. Ihr Mietvertrag, Ihr Mieter und Ihre Kaution gehören nicht zu seinem Auftrag, und genau diesen Teil übernehmen wir als Sondereigentumsverwaltung.
Können Sie auch die Verwaltung unserer Eigentümergemeinschaft übernehmen?
Unsere Arbeit ist die Verwaltung von Mietobjekten und vermieteten Wohnungen. Das Gemeinschaftseigentum betreut der Verwalter, den die Eigentümer bestellt haben, und mit ihm arbeiten wir zusammen, sobald es um Ihre Wohnung und Ihren Mieter geht.
Wie wird aus der Hausgeldabrechnung die Abrechnung für meinen Mieter?
Wir gehen die Jahresabrechnung der Gemeinschaft Zeile für Zeile durch und streichen zuerst, was nicht umlagefähig ist, etwa Verwaltervergütung, Erhaltungsrücklage und Reparaturen. Was übrig bleibt, verteilen wir nach dem Schlüssel aus Ihrem Mietvertrag oder, wenn dort keiner steht, nach dem Schlüssel der Gemeinschaft. Zum Schluss kommt die Grundsteuer dazu, die wir aus Ihrem eigenen Bescheid ansetzen.
Was ist, wenn der WEG-Verwalter seine Abrechnung erst im Herbst schickt?
Dann läuft die Frist gegenüber Ihrem Mieter trotzdem weiter und endet zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, denn der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass sie auch ohne Beschluss der Gemeinschaft gilt. Deshalb warten wir nicht auf den Herbst, sondern fragen früh im Jahr nach Zahlen und Belegen und rechnen ab, sobald sie da sind.
Was kostet die Verwaltung meiner Wohnung, und zahlt das der Mieter mit?
Einen genauen Preis nennen wir Ihnen nach dem ersten Gespräch in einem schriftlichen Angebot, weil er von Zahl und Lage der Wohnungen und vom gewünschten Umfang abhängt. Auf den Mieter umlegen können Sie die Vergütung allerdings nicht, denn Verwaltungskosten sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV keine Betriebskosten.
Wer kümmert sich, wenn in meiner Wohnung etwas kaputtgeht?
Das hängt davon ab, wem das kaputte Teil gehört. Betrifft der Schaden Ihr Sondereigentum, etwa eine Armatur oder eine Innentür, beauftragen wir die Reparatur bis zur vereinbarten Freigabegrenze, und was darüber liegt, entscheiden Sie. Gehört das Bauteil dagegen zum Gemeinschaftseigentum wie eine Steigleitung, melden wir den Schaden dem WEG-Verwalter, auch wenn er in Ihrer Wohnung liegt, und halten Ihren Mieter auf dem Laufenden.
Auf welches Konto zahlt mein Mieter, wenn Sie die Wohnung verwalten?
Ihr Mieter überweist auf ein Konto, das Sie eröffnen und das auf Ihren Namen läuft, sodass das Geld nie bei uns liegt. Wir erhalten den Zugang, buchen die Eingänge und mahnen, wenn etwas fehlt. Für die Kaution gibt es ein zweites Konto, ebenfalls auf Ihren Namen.
Ich habe drei Wohnungen in verschiedenen Häusern. Geht das bei Ihnen zusammen?
Ja. Jedes Haus hat zwar seinen eigenen WEG-Verwalter, für alle drei Mietverhältnisse haben Sie bei uns aber eine Ansprechstelle, die sich mit jedem der drei Verwalter abstimmt. Im Monatsbericht steht dann jede Wohnung für sich, sodass Sie nichts auseinandersortieren müssen.
Welche Unterlagen brauchen Sie, damit Sie anfangen können?
Am Anfang stehen der Mietvertrag mit allen Nachträgen, der Nachweis über die Kaution, die letzte Hausgeldabrechnung und der aktuelle Wirtschaftsplan. Dazu kommen die Kontaktdaten des WEG-Verwalters und, falls vorhanden, die Protokolle der letzten Versammlungen. Sollte etwas davon fehlen, müssen Sie nicht danach suchen, denn wir fordern es beim WEG-Verwalter an.
Unverbindlich, Antwort innerhalb eines Werktags
Ihre Hausverwaltung für Berlin
Schreiben Sie kurz, um welches Objekt es geht, oder rufen Sie an. Sie bekommen ein Angebot, das zu Ihrem Haus passt, und wissen danach genau, was wir übernehmen — Rückmeldung innerhalb eines Werktags.
