Übergabe eines Schlüsselbunds in einer leeren, renovierten Altbauwohnung

Mietverwaltung und Sondereigentum

Mietkaution für Vermieter: Höhe, Anlage und Abrechnung

Die Kaution sichert Ihre Ansprüche als Vermieter, und gerade deshalb regelt das Gesetz sie genau. Höchstens drei Nettokaltmieten dürfen Sie verlangen, angelegt getrennt von Ihrem Vermögen.

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Als Vermieter dürfen Sie höchstens drei Nettokaltmieten als Kaution verlangen, und der Mieter darf sie in drei Monatsraten zahlen (§ 551 Abs. 1 und 2 BGB). Sie legen die Kaution bei einer Bank an, getrennt von Ihrem eigenen Vermögen, und auch die Zinsen gehören nicht Ihnen, sondern dem Mieter. Nach dem Auszug rechnen Sie in angemessener Frist ab, eine feste gesetzliche Frist gibt es dafür nicht. Knapp bemessen ist dagegen die Zeit für Ihre Ansprüche wegen Schäden an der Wohnung, denn sie verjähren bereits sechs Monate nach der Rückgabe (§ 548 Abs. 1 BGB).

Für Vermieter mit mehreren Wohnungen kommt eine Frage dazu, die oft erst beim Wechsel der Verwaltung auftaucht, und dann meist, wenn es gerade eilt. Wo liegt welche Kaution, und lässt sich für jede Mietpartei nachweisen, was gezahlt wurde?

Höhe und Raten: drei Nettokaltmieten, drei Teilzahlungen

Die Kaution beträgt höchstens das Dreifache der Monatsmiete ohne Betriebskosten, Maßstab ist also die Nettokaltmiete. Vorauszahlungen für Heizung und Nebenkosten bleiben außen vor, auch wenn die Warmmiete die Zahl ist, die man im Kopf hat. Eine Vereinbarung, die zum Nachteil des Mieters von diesen Regeln abweicht, ist unwirksam (§ 551 Abs. 4 BGB), bei der Höhe ebenso wie bei den Raten und der Anlage.

Der Mieter darf die Kaution außerdem in drei gleichen Monatsraten zahlen. Die erste Rate ist zu Beginn des Mietverhältnisses fällig, die zweite und dritte mit den beiden folgenden Mietzahlungen (§ 551 Abs. 2 BGB). Weil die Miete selbst spätestens am dritten Werktag des Monats fällig ist (§ 556b Abs. 1 BGB), hängen auch die Raten an diesem Termin.

Für den Fall, dass die Raten ausbleiben, gibt Ihnen das Gesetz ein deutliches Mittel an die Hand. Bleibt der Mieter mit der Kaution in Höhe von zwei Nettokaltmieten im Rückstand, ist das ein Grund zur fristlosen Kündigung, eine Abmahnung braucht es nicht (§ 569 Abs. 2a BGB). Den Grund müssen Sie allerdings im Kündigungsschreiben nennen (§ 569 Abs. 4 BGB). Wie es bei Rückständen mit der Miete selbst weitergeht, steht im Ratgeber Mietrückstand: was Vermieter tun können.

Wo die Kaution im Ablauf einer Neuvermietung ihren Platz hat, zeigt die Checkliste für Vermieter in Berlin.

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Das Mietkautionskonto: wie Sie die Kaution anlegen

Die Kaution gehört auf ein Konto bei einem Kreditinstitut, getrennt von Ihrem Vermögen, zum üblichen Zins für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist (§ 551 Abs. 3 BGB).

Getrennt heißt in der Praxis: nicht auf Ihrem Girokonto und auch nicht auf dem Konto, auf das die Mieten gehen, so bequem das wäre. Mit dem Mieter können Sie eine andere Anlageform vereinbaren, doch die Erträge stehen in jedem Fall ihm zu und erhöhen die Kaution.

Wer mehrere Wohnungen vermietet, braucht für jede Kaution einen eindeutigen Nachweis mit der vereinbarten Höhe, den Eingängen der drei Raten, dem Konto und dem aktuellen Stand mit Zinsen. Fehlt einer dieser Punkte, wird die Abrechnung beim Auszug mühsam, und das merkt man oft erst, wenn der Mieter schon auf sein Geld wartet.

Was im Mietvertrag zur Kaution stehen sollte

Der Mietvertrag legt die Kaution fest, und je klarer er das tut, desto weniger Rückfragen gibt es später. Nennen Sie die Höhe deshalb als Betrag und zusätzlich als Zahl der Nettokaltmieten, damit jeder auf den ersten Blick sieht, dass die Obergrenze eingehalten ist.

Dazu gehört der Hinweis, dass der Mieter in drei Raten zahlen darf, mit den Fälligkeiten nach § 551 Abs. 2 BGB. Soll die Kaution anders angelegt werden als auf einem Sparkonto, halten Sie auch die vereinbarte Anlageform im Vertrag fest. Eine strengere Klausel bringt Ihnen dagegen nichts, denn wenn sie dem Mieter die Raten verwehrt oder mehr als drei Nettokaltmieten verlangt, ist sie insoweit unwirksam.

Fristen rund um die Kaution

Die wichtigsten Fristen liegen am Anfang und am Ende des Mietverhältnisses. Gemeint sind die Raten beim Einzug, die Verjährung nach der Rückgabe und die Betriebskostenabrechnung, auf die Sie mit einem Teil der Kaution warten dürfen.

Mietkaution in drei Phasen: drei Raten bei Einzug, getrennte Anlage, Abrechnung und Verjährung nach Auszug

Ereignis	Frist oder Folge	Grundlage
erste Kautionsrate	zu Beginn des Mietverhältnisses	§ 551 Abs. 2 BGB
zweite und dritte Rate	mit den beiden folgenden Mietzahlungen	§ 551 Abs. 2 BGB
Fälligkeit der Miete	spätestens am dritten Werktag des Monats	§ 556b Abs. 1 BGB
Kautionsrückstand in Höhe von zwei Nettokaltmieten	fristlose Kündigung ohne Abmahnung möglich	§ 569 Abs. 2a BGB
Rückgabe der Wohnung	Ersatzansprüche wegen Schäden verjähren nach sechs Monaten	§ 548 Abs. 1 BGB
Betriebskostenabrechnung	spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter	§ 556 Abs. 3 BGB
Abrechnung der Kaution	angemessene Frist, im Einzelfall auch länger als sechs Monate	BGH, VIII ZR 71/05

Die Kaution nach dem Auszug abrechnen

Ist die Wohnung zurückgegeben, prüfen Sie, ob Ihnen noch Ansprüche zustehen, und zahlen den Rest mit den Zinsen zurück. Für diese Prüfung haben Sie eine angemessene Frist, deren Länge vom Einzelfall abhängt.

Grundlage dafür ist das Rückgabeprotokoll, verglichen mit dem Protokoll vom Einzug, denn was beim Einzug in Ordnung war und beim Auszug beschädigt ist, ist der Ansatzpunkt für Ihre Ersatzansprüche. Deshalb lohnt sich bei jeder Übergabe ein Protokoll, das Zustand, Mängel und Zählerstände festhält, auch wenn es an einem hektischen Umzugstag lästig erscheint.

Ist aus der laufenden Betriebskostenabrechnung eine Nachzahlung zu erwarten, dürfen Sie einen angemessenen Teil der Kaution zurückbehalten (BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05). Das gilt bis zum Ablauf Ihrer Frist für die Abrechnung, und der übrige Betrag wartet nicht auf diese Abrechnung.

Ihre Ersatzansprüche wegen Veränderung oder Verschlechterung der Wohnung verjähren sechs Monate nach der Rückgabe. Mit solchen Ansprüchen dürfen Sie laut BGH aber auch dann noch gegen die Rückzahlung aufrechnen, wenn sie schon verjährt sind. Ein vorheriges Verlangen nach Geldersatz ist dafür nicht nötig (Urteil vom 10.07.2024, VIII ZR 184/23).

In dieser Reihenfolge kommen Sie zu einer sauberen Abrechnung:

Rückgabeprotokoll mit dem Einzugsprotokoll vergleichen und neue Schäden festhalten.
Schäden beziffern, etwa mit einem Kostenvoranschlag, und innerhalb der sechs Monate gegen die Kaution verrechnen. Reicht die Kaution nicht, klären Sie mit Ihrem Anwalt, wie Sie die Verjährung rechtzeitig hemmen.
Offene Forderungen aus dem Mietverhältnis prüfen, etwa ausstehende Mieten.
Für eine erwartete Nachzahlung aus den Betriebskosten einen angemessenen Teil zurückbehalten.
Den Rest mit den aufgelaufenen Zinsen auszahlen und dem Mieter die Abrechnung schriftlich schicken.
Nach der Betriebskostenabrechnung den zurückbehaltenen Teil verrechnen und auszahlen.

Ein Freibrief für späte Abrechnungen ist die Rechtsprechung trotzdem nicht. Die Frist für die Kautionsabrechnung bleibt angemessen, und je länger der Auszug zurückliegt, desto schwerer lässt sich ein Schaden belegen, weil Erinnerungen verblassen.

Was beim Verwalterwechsel mit den Kautionen passiert

Laufen die Kautionskonten auf Ihren Namen, ändert sich beim Wechsel der Verwaltung nur, wer Zugang hat, und das ist ein guter Grund, sie von Anfang an so einzurichten. Hat dagegen die bisherige Verwaltung die Kautionen geführt, muss sie bei Vertragsende alles herausgeben, was sie für Sie erhalten hat, Gelder und Unterlagen eingeschlossen (§ 667 BGB).

Für die Übernahme brauchen Sie je Mietpartei den Nachweis über die Kaution: Höhe, Zahlungseingang der Raten, Konto und aktueller Stand mit Zinsen. Fehlt ein Nachweis, fordern Sie ihn beim Wechsel an und nicht erst beim Auszug des Mieters. Jetzt sind die Unterlagen noch greifbar, und die alte Verwaltung ist noch in der Pflicht. Jahre später, wenn der Mieter auszieht und nach seiner Kaution fragt, ist dieselbe Suche deutlich unangenehmer.

Wie die Übernahme insgesamt abläuft, mit Zeitplan und Übergabeliste, steht auf der Seite Hausverwaltung wechseln in Berlin.

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Was die Hausverwaltung bei der Kaution übernimmt

In unserer Mietverwaltung gehört die Kaution zur laufenden Arbeit und nicht zu den Sonderleistungen. Sie eröffnen das Kautionskonto auf Ihren Namen, wir bekommen Zugang, legen die Kaution an und kontrollieren, ob alle drei Raten eingehen. Beim Auszug nehmen wir die Wohnung mit Protokoll zurück, rechnen die Kaution ab und zahlen sie aus. Und vermieten wir die Wohnung für Sie neu, steht die Kaution gleich im Mietvertrag, mehr dazu bei der Neuvermietung durch die Verwaltung.

Beispiel: Auszug Ende März

Beispiel. Ein Mieter zieht am 31. März aus und gibt die Wohnung am selben Tag zurück. Im Rückgabeprotokoll steht eine beschädigte Arbeitsplatte in der Küche, die im Einzugsprotokoll noch ohne Mängel vermerkt war. Dazu kommt, dass die Betriebskosten nach dem Kalenderjahr abgerechnet werden und die Abrechnung für das Auszugsjahr noch offen ist.

Datum	Was gilt
31. März	Rückgabe der Wohnung, die Verjährungsfrist für Schäden beginnt
30. September	Ersatzansprüche wegen der Arbeitsplatte verjähren, sechs Monate nach der Rückgabe
31. Dezember des Folgejahres	letzter Tag, an dem die Betriebskostenabrechnung für das Auszugsjahr beim Mieter sein muss

Der Vermieter rechnet die Kaution ab, sobald der Schaden an der Arbeitsplatte beziffert ist, und lässt die Sechsmonatsfrist damit gar nicht erst knapp werden. Einen Teil behält er zurück, der zur erwarteten Nachzahlung passt, weil die Abrechnungen der Vorjahre Nachzahlungen ergeben haben. Den Rest zahlt er mit den Zinsen aus, und den zurückbehaltenen Teil rechnet er nach der Betriebskostenabrechnung ab.

Ihre Kautionen auf einen Blick

Wer mehrere Wohnungen vermietet, hat schnell ein Dutzend Kautionen mit unterschiedlichen Ständen und Konten, und irgendwann weiß man nicht mehr aus dem Kopf, welche wo liegt. Für das erste Gespräch genügt eine Liste der Mietparteien mit Kautionshöhe und Konto, auch wenn sie noch Lücken hat, denn genau die schauen wir uns dann gemeinsam an. Schicken Sie die Liste an kontakt@digitale-hausverwaltung-berlin.de oder gehen Sie sie am Telefon unter 030 7593 9313 mit uns durch. Schriftlich geht es auch über das Formular.

Häufige Fragen

Wie viel Kaution darf ich verlangen?

Höchstens drei Monatsmieten ohne Betriebskosten, also drei Nettokaltmieten (§ 551 Abs. 1 BGB), wobei Vorauszahlungen für Heizung und Nebenkosten nicht mitzählen. Eine Vereinbarung über mehr ist unwirksam, soweit sie diese Grenze übersteigt (§ 551 Abs. 4 BGB).

Muss der Mieter die Kaution gleich ganz zahlen?

Nein, er darf sie in drei gleichen Monatsraten zahlen: die erste zu Beginn des Mietverhältnisses, die beiden anderen mit den nächsten zwei Mietzahlungen (§ 551 Abs. 2 BGB).

Kann ich die Kaution auf mein normales Konto nehmen?

Nein, denn sie muss bei einer Bank getrennt von Ihrem Vermögen angelegt werden, zum üblichen Zins für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist (§ 551 Abs. 3 BGB). Eine andere Anlageform ist möglich, wenn Sie sie mit dem Mieter vereinbaren.

Wem gehören die Zinsen auf dem Kautionskonto?

Dem Mieter, denn die Erträge erhöhen die Kaution und werden am Ende mit ihr abgerechnet.

Wie schnell muss ich die Kaution nach dem Auszug zurückzahlen?

Eine feste gesetzliche Frist gibt es nicht, der BGH verlangt aber eine angemessene Frist, die sich nach dem Einzelfall richtet und auch länger als sechs Monate sein kann. Ist eine Nachzahlung aus der Betriebskostenabrechnung zu erwarten, dürfen Sie einen angemessenen Teil bis dahin zurückbehalten.

Bis wann muss ich Schäden an der Wohnung geltend machen?

Ihre Ersatzansprüche wegen Veränderung oder Verschlechterung der Wohnung verjähren sechs Monate nach der Rückgabe (§ 548 Abs. 1 BGB). Diese Zeit vergeht schnell, wenn erst noch ein Kostenvoranschlag eingeholt werden muss. Laut BGH dürfen Sie mit solchen Ansprüchen aber auch nach der Verjährung noch gegen die Rückzahlung der Kaution aufrechnen.

Was kann ich tun, wenn der Mieter die Kaution nicht zahlt?

Ist er mit einem Betrag in Höhe von zwei Nettokaltmieten im Rückstand, dürfen Sie fristlos kündigen, ohne vorher abzumahnen (§ 569 Abs. 2a BGB). Die Kündigung muss allerdings den Grund nennen, und geht es danach vor Gericht, übernimmt Ihr Anwalt.

Was passiert mit den Kautionen, wenn ich die Hausverwaltung wechsle?

Liegen die Kautionen auf Konten, die auf Ihren Namen laufen, ändert sich nur der Zugang, und das ist der einfachste Fall. Sonst muss die bisherige Verwaltung die Gelder und alle Unterlagen dazu herausgeben (§ 667 BGB), und Sie sollten sich für jede Mietpartei Höhe, Konto und Stand mit Zinsen bestätigen lassen.

Darf ich wegen der Nebenkostenabrechnung einen Teil der Kaution behalten?

Ja, wenn eine Nachforderung zu erwarten ist, dürfen Sie einen angemessenen Teil bis zur Abrechnung zurückbehalten (BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05). Den übrigen Betrag rechnen Sie vorher ab, und auch für den zurückbehaltenen Teil gibt es eine Grenze: Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein.

Wer kümmert sich bei Ihnen um die Kaution?

Wir legen die Kaution auf dem Konto an, das Sie auf Ihren Namen eröffnen, und kontrollieren, ob alle Raten eingehen, damit eine Lücke nicht erst beim Auszug auffällt. Beim Auszug nehmen wir die Wohnung mit Protokoll zurück und rechnen die Kaution ab. Gibt es Streit über Schäden, ziehen Sie Ihren Anwalt hinzu.

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