Objektbegehung im Heizungskeller eines Mehrfamilienhauses, Notizen auf dem Tablet

Mietverwaltung und Sondereigentum

Aufgaben einer Hausverwaltung: was sie übernimmt und was bei Ihnen bleibt

Eine Mietverwaltung zieht Mieten ein, rechnet Betriebskosten ab und hält das Haus in Ordnung. Bei Ihnen bleiben die Entscheidung über große Ausgaben, die Steuer und Gerichtsverfahren.

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Wer zum ersten Mal überlegt, eine Verwaltung zu beauftragen, will vor allem wissen, was er damit abgibt und was trotzdem bei ihm bleibt. Die Antwort lässt sich in fünf Bereiche ordnen: Mietverhältnisse, Mieten und Forderungen, Betriebskosten, das Gebäude und die Rechenschaft gegenüber dem Eigentümer.

Laufend erledigt die Verwaltung den Mieteinzug, die Mahnungen und die Kaution, dazu die jährliche Abrechnung, kleine Reparaturen und die Koordination der Dienstleister. Gesondert vereinbart werden meist Neuvermietung, Mieterhöhung, die Vorbereitung gerichtlicher Schritte und Abrechnungen für Jahre vor Vertragsbeginn. Beim Eigentümer bleiben die Entscheidung über größere Ausgaben, die Steuererklärung und Prozesse mit dem eigenen Anwalt.

Gemeint ist hier die Mietverwaltung, also die Verwaltung von Mietverhältnissen im Auftrag des Eigentümers. Eine WEG-Verwaltung arbeitet dagegen für die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer und hat andere Pflichten.

Die Aufgabenliste in drei Spalten

Die Aufteilung folgt einer einfachen Logik: Was jedes Jahr wiederkehrt, gehört üblicherweise zur Grundvergütung der Verwaltung, und was nur gelegentlich anfällt, wird gesondert vereinbart. Einige Entscheidungen kann dagegen keine Verwaltung dem Eigentümer abnehmen, so gern mancher sie abgeben würde.

Drei Spalten: was die Verwaltung laufend übernimmt, was meist extra kostet und was beim Eigentümer bleibt

Bereich	übernimmt die Verwaltung laufend	kostet meist extra	bleibt beim Eigentümer
Mieteingang	Miete einziehen, Eingänge prüfen, offene Posten führen	–	Mietkonto bereitstellen, wenn die Verwaltung mit dem Konto des Eigentümers arbeitet
Mahnung und Kündigung	erste und zweite Mahnung, Abmahnung, Kündigung mit Vollmacht	gerichtliches Mahnverfahren vorbereiten, Inkasso	Räumungsklage mit eigenem Anwalt, Gerichts- und Anwaltskosten
Kaution	anlegen, Raten prüfen, nach dem Auszug abrechnen	–	Kautionskonto getrennt vom eigenen Vermögen
Betriebskosten	jährliche Abrechnung, Zustellung, Belegeinsicht für Mieter	Abrechnung für Jahre vor Vertragsbeginn	Grundsteuerbescheid und Versicherungsrechnungen weitergeben
Mieteranliegen	Stammdaten, Mängelmeldungen, Rücknahme der Wohnung beim Auszug	Gespräche mit einzelnen Mietern nach Absprache	Entscheidung über Kulanz, Ratenzahlung oder Vergleich
Neuvermietung	–	Exposé, Besichtigungen, Bonitätsprüfung, Mietvertrag, Übergabe	Auswahl bestätigen, Energieausweis bereitstellen
Miethöhe	–	Mieterhöhung nach Mietspiegel oder nach Modernisierung	Entscheidung, ob und wann erhöht wird
Instandhaltung	Reparaturen bis zur Freigabegrenze, Begehung einmal im Jahr	zusätzliche Begehungen, Abwicklung von Versicherungsschäden	Aufträge über der Grenze, größere Sanierungen
Dienstleister	Hausmeister, Reinigung, Winterdienst, Müll und Wartungen koordinieren	Verträge prüfen, mit Marktvergleich und Empfehlung	Entscheidung über einen Vertragswechsel
Behörden	Schriftverkehr mit Ämtern und Versorgern	–	Genehmigungsanträge, etwa für Umbauten im Milieuschutzgebiet
Rechenschaft	Bericht an den Eigentümer, Einnahmen- und Ausgabenübersicht	–	Steuererklärung mit dem Steuerberater
Gemeinschaftseigentum	–	–	über WEG-Verwalter und Eigentümerversammlung, wenn das Haus aufgeteilt ist

Wie eine einzelne Verwaltung die Aufgaben verteilt, steht in ihrem Vertrag, und beim Vergleich zweier Angebote lohnt deshalb zuerst der Blick auf die Spalte „kostet meist extra“. Je mehr dort steht, desto weniger sagt die Grundvergütung allein über das, was Sie im Jahr tatsächlich bezahlen. Wie Verwaltungen ihre Preise aufbauen, erklärt der Ratgeber was eine Hausverwaltung kostet und wovon das abhängt.

Was jeden Monat anfällt

Der Monat einer Verwaltung beginnt mit dem Blick aufs Mietkonto: Sind alle Mieten eingegangen, und wo muss auf einen Rückstand reagiert werden? Danach füllt er sich mit Mängelmeldungen, kleinen Reparaturen, Rechnungen und dem Bericht an den Eigentümer.

Fällig ist die Miete zu Beginn des Monats, und zwar spätestens am 3. Werktag (§ 556b Abs. 1 BGB), und fehlt sie danach, folgen Erinnerung und Mahnung. Gerät ein Mieter an zwei aufeinanderfolgenden Terminen mit mehr als einer Monatsmiete in Verzug, ist eine fristlose Kündigung möglich (§ 543 BGB, § 569 Abs. 3 BGB). Eine Abmahnung braucht es dafür nicht.

Spätestens dann wird aus einer offenen Miete eine Rechtsfrage, bei der auch der Mieter noch einen Ausweg hat. Zahlt er den Rückstand spätestens zwei Monate nach Zustellung der Räumungsklage, wird die fristlose Kündigung unwirksam. Diese Schonfrist wirkt aber nur einmal innerhalb von zwei Jahren (§ 569 Abs. 3 Nr. 2 BGB). Den ganzen Weg bis zum Gericht beschreibt der Ratgeber zum Mietrückstand aus Vermietersicht.

Sind im Haus fernablesbare Zähler eingebaut, kommt jeden Monat noch etwas hinzu, nämlich die Verbrauchsinformation an die Mieter (§ 6a HeizkostenV). Sie nennt den Verbrauch in Kilowattstunden und vergleicht ihn mit dem Vormonat, dem Vorjahresmonat und einem Durchschnittsnutzer. Wer sie verschickt, regelt der Vertrag mit dem Messdienst, und die Verwaltung achtet darauf, dass sie tatsächlich ankommt.

Und dann ist da noch der Eigentümer selbst, dem die Verwaltung Auskunft und Rechenschaft schuldet (§ 666 BGB). Wie oft und in welcher Form, regelt der Verwaltervertrag. Ein fester Termin im Monat hilft dabei mehr als ein Bericht auf Nachfrage, denn wer erst nachfragen muss, tut das meistens erst, wenn schon etwas schiefgelaufen ist.

Handwerker tauscht ein Thermostatventil an einem Heizkörper unter einem Altbaufenster

Jahreskalender: Fristen und Stichtage für Berliner Vermieter

Die wichtigste Frist im Jahr gilt der Betriebskostenabrechnung, denn sie muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Ist der Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr, muss die Abrechnung für 2025 also bis zum 31.12.2026 beim Mieter sein. Wer die Belege dafür erst im Herbst zusammensucht, kennt den Druck, den dieses Datum macht. Daneben stehen bis 2029 mehrere Stichtage an, die viele Berliner Mietshäuser betreffen, manche allerdings nur bei bestimmten Heizungen.

Wann	Aufgabe	Grundlage
jeden Monat, spätestens 3. Werktag	Miete fällig, Eingang prüfen	§ 556b Abs. 1 BGB
jeden Monat, bei fernablesbaren Zählern	Verbrauchsinformation an die Mieter	§ 6a HeizkostenV
nach Ende des Abrechnungszeitraums	Belege und Verbrauchswerte sammeln, CO2-Ausstoß des Hauses ermitteln	§ 5 CO2KostAufG
einmal im Jahr	Begehung des Hauses, Wartungen nach Vertrag	Verwaltervertrag, Wartungsverträge
zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums	Betriebskostenabrechnung beim Mieter	§ 556 Abs. 3 BGB
zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung	Einwendungsfrist des Mieters endet	§ 556 Abs. 3 BGB
31.12.2026	nicht fernablesbare Zähler nachgerüstet oder ersetzt	§ 5 Abs. 3 HeizkostenV
01.01.2027	Energieausweis auch bei Verlängerung eines Mietvertrags, digital und maschinenlesbar	§§ 80 bis 83 GModG, neue Fassung
01.01.2028	bei neu eingebauten Gas- oder Ölheizungen nach § 43 GModG Gas-Netzentgelte und CO2-Kosten hälftig teilen	§§ 5a bis 5d CO2KostAufG
10.05.2028	Berliner Kappungsgrenzenverordnung läuft aus	Verordnung vom 14.03.2023
31.12.2029	Berliner Mietenbegrenzungsverordnung läuft aus	Verordnung vom 11.11.2025

Warum diese Frist so viel Gewicht hat, ist schnell gesagt: Kommt die Abrechnung zu spät, kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, außer er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Nach dem BGH gilt die Frist auch für vermietete Eigentumswohnungen, deren Gemeinschaft ihre Jahresabrechnung noch nicht beschlossen hat (VIII ZR 249/15). Welche Kosten umlagefähig sind und wie die Abrechnung aufgebaut ist, steht im Ratgeber zur Betriebskostenabrechnung mit Frist und Stichtag.

Was nach dem Auslaufen der beiden Berliner Verordnungen gilt, ist heute offen. Sicher ist nur, womit Vermieter bis zu diesen Daten rechnen: mit höchstens 15 Prozent Erhöhung in drei Jahren und höchstens 10 Prozent über der Vergleichsmiete bei Neuvermietung.

Was die Verwaltung ohne Rückfrage entscheiden darf

Die Verwaltung darf so viel, wie Vertrag und Vollmacht erlauben, und wirklich klar wird das erst, wenn der Vertrag eine Freigabegrenze je Auftrag und ein Jahresbudget für Instandhaltung nennt.

Unterhalb der Grenze beauftragt die Verwaltung selbst, damit ein defektes Schloss nicht tagelang auf eine Antwort des Eigentümers wartet, der vielleicht gerade im Urlaub ist. Darüber legt sie Angebote vor, und der Eigentümer entscheidet. Fehlt eine solche Grenze, bleibt im Streit offen, ob ein Auftrag gedeckt war, und genau diesen Streit erspart eine klare Zahl im Vertrag.

Etwas anders liegt es bei Erklärungen gegenüber Mietern, denn dafür braucht die Verwaltung eine schriftliche Vollmacht. Bei einseitigen Erklärungen wie Kündigung, Abmahnung oder Mieterhöhung kann der Mieter zurückweisen, wenn keine Originalvollmacht beiliegt (§ 174 BGB). Das entfällt, wenn der Eigentümer seine Mieter vorher selbst über die Bevollmächtigung informiert hat, und welche Klauseln dazu in den Vertrag gehören, erklärt der Ratgeber zum Vertrag mit der Mietverwaltung.

Wohnungsbesichtigung: zwei Interessenten in einer hellen, leeren Wohnung

Was eine Hausverwaltung nicht darf

Eine Hausverwaltung darf nichts, was ihre Vollmacht nicht deckt, und nichts, was dem Vermieter selbst verboten wäre, denn sie handelt an seiner Stelle. Dazu kommen Grenzen, die das Gesetz ausdrücklich für Verwalter und Vermittler zieht, und die betreffen vor allem Geld und Daten.

Eigene Kosten umlegen. Die Vergütung der Verwaltung ist kein Betriebskostenposten, denn Verwaltungskosten sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV nicht umlagefähig, ebenso wenig Instandhaltung und Instandsetzung.
Provision vom Mieter nehmen. Nach dem Bestellerprinzip zahlt, wer den Vermittler beauftragt (§ 2 Abs. 1a WoVermittG). Ist der Vermittler selbst Verwalter der Wohnung, hat er gegen den Wohnungssuchenden keinen Provisionsanspruch (§ 2 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 WoVermittG).
Bewerber ausfragen. Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz (Version 2.0, Januar 2026) gilt ausdrücklich auch für Hausverwaltungen. Fragen nach Familienstand, Staatsangehörigkeit, Religion, Vorstrafen oder Mietervereinsmitgliedschaft sind danach unzulässig, ebenso eine Ausweiskopie oder eine vollständige SCHUFA-Datenkopie.
Kautionen vermischen. Die Kaution muss getrennt vom Vermögen des Vermieters angelegt werden, und die Erträge stehen dem Mieter zu (§ 551 Abs. 3 BGB).
Unterlagen zurückhalten. Endet der Vertrag, muss die Verwaltung alles herausgeben, was sie für den Eigentümer erhalten oder erlangt hat, Unterlagen wie Gelder (§ 667 BGB).
Mietrecht umgehen. Für die Verwaltung gelten dieselben Grenzen wie für den Vermieter, etwa die Mietpreisbremse bei Neuvermietung und die Kappungsgrenze bei Erhöhungen.

Mietverwaltung, SEV und WEG-Verwaltung: wer wofür zuständig ist

Mieteinzug, Mahnung, Kaution und Mieterabrechnung gehören zur Mietverwaltung, während der WEG-Verwalter für die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer arbeitet und einen eigenen, gesetzlich beschriebenen Aufgabenkreis hat.

Er vertritt die Gemeinschaft gerichtlich und außergerichtlich (§ 9b WEG) und stellt Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht auf (§ 28 WEG). Allein entscheiden darf er dabei nur über Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung oder solche, die eine Frist wahren (§ 27 WEG).

Gehört Ihnen eine vermietete Wohnung in einem aufgeteilten Haus, arbeiten deshalb zwei Verwaltungen nebeneinander, und die Sondereigentumsverwaltung macht aus der Hausgeldabrechnung der Gemeinschaft die Betriebskostenabrechnung Ihres Mieters. Ist nichts anderes vereinbart, gilt dabei der Schlüssel, nach dem die Eigentümer untereinander verteilen (§ 556a Abs. 3 BGB). Die drei Formen nebeneinander zeigt der Ratgeber WEG-Verwaltung, SEV und Mietverwaltung im Unterschied.

Beispiel: vier Wohnungen, ein Jahr, drei Zuständigkeiten

Beispiel. Eine Eigentümerin besitzt ein kleines Mietshaus in Köpenick mit vier Wohnungen und hat die Mietverwaltung abgegeben. An ihrem Jahr 2026 lässt sich gut ablesen, wer was erledigt.

Im Januar fällt in Wohnung 3 die Heizung aus, und weil die Reparatur unter der Freigabegrenze liegt, beauftragt die Verwaltung sie ohne Rückfrage und meldet sie im nächsten Bericht. Die Eigentümerin erfährt davon also erst, als die Wohnung längst wieder warm ist, und der Auftrag gehört zur laufenden Verwaltung.

Wohnung 2 wird zum 31. März gekündigt, und hier teilen sich die Zuständigkeiten zum ersten Mal: Die Rücknahme mit Protokoll ist Grundleistung, die Neuvermietung mit Exposé und Besichtigungen eine Sonderleistung. Die Eigentümerin lässt vorher einen Energieausweis ausstellen, weil er spätestens bei der Besichtigung vorliegen muss (§ 80 GModG), und aus drei geprüften Bewerbern wählt sie den neuen Mieter selbst.

Im Juli geht die Betriebskostenabrechnung für 2025 an alle vier Mietparteien, lange vor Ablauf der Frist. Als ein Mieter die Belege sehen will, bekommt er sie als Datei, was seit dem 01.01.2025 zulässig ist (§ 556 Abs. 4 BGB). Im September empfiehlt die Verwaltung, die alten Heizkostenverteiler vor dem 31.12.2026 zu tauschen, und weil der Auftrag über der Freigabegrenze liegt, entscheidet die Eigentümerin nach zwei Angeboten selbst.

Extra gekostet hat sie in diesem Jahr nur die Neuvermietung, und selbst entschieden hat sie dreimal: über den Energieausweis, den neuen Mieter und den Zählertausch. Im Februar 2027 geht dann ihre Einnahmen- und Ausgabenübersicht an den Steuerberater, und damit ist das Jahr abgeschlossen.

Übergabe eines Schlüsselbunds in einer leeren, renovierten Altbauwohnung

Wie wir die Aufgaben aufteilen

Bei uns gehört alles aus der Spalte „übernimmt die Verwaltung laufend“ zur Mietverwaltung in Berlin, und dazu kommt ein Monatsbericht bis spätestens zum 10. Werktag des Folgemonats. Die Freigabegrenze legen Sie im Vertrag fest, und die Mieten gehen auf ein Konto, das auf Ihren Namen läuft, weil Ihr Geld nach unserer Überzeugung auf Ihr Konto gehört. Die Leistungen unter „kostet meist extra“ vereinbaren wir einzeln, und einen genauen Preis dafür nennen wir Ihnen, sobald wir Ihr Haus aus einem ersten Gespräch kennen. Die Entscheidungen unter „bleibt beim Eigentümer“ treffen Sie.

Wenn Sie wissen wollen, wie die drei Spalten für Ihr eigenes Haus aussähen, reicht für den Anfang der bisherige Verwaltervertrag oder eine Liste Ihrer Einheiten. Die Spalten gehen wir dann gemeinsam am Telefon unter 030 7593 9313 durch, und Fragen, die Sie vorab klären möchten, beantworten wir per Mail an kontakt@digitale-hausverwaltung-berlin.de. Die Liste Ihrer Einheiten nimmt auch das Anfrageformular auf.

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Häufige Fragen

Was macht eine Hausverwaltung eigentlich den ganzen Monat?

Mehr, als man von außen sieht: Sie prüft die Mieteingänge, mahnt Rückstände an, beantwortet Anliegen der Mieter und beauftragt kleine Reparaturen. Dazu bezahlt sie die Rechnungen des Hauses, koordiniert Hausmeister, Reinigung und Wartungen und berichtet dem Eigentümer, und einmal im Jahr kommen Betriebskostenabrechnung und Begehung dazu.

Ist die Hausverwaltung auch der Hausmeister?

Nein, das sind zwei verschiedene Aufgaben: Die Verwaltung beauftragt und kontrolliert den Hausmeister, und die Arbeit im Haus macht er selbst oder eine Firma. Für die Mieter macht das einen Unterschied, denn Hauswartkosten sind nach § 2 Nr. 14 BetrKV umlagefähig, die Kosten der Verwaltung nicht.

Kann ich die Kosten der Hausverwaltung auf meine Mieter umlegen?

Nein, Verwaltungskosten gehören nach § 1 Abs. 2 BetrKV nicht zu den Betriebskosten. Das gilt für die Vergütung einer Mietverwaltung ebenso wie für das Verwalterhonorar in der Hausgeldabrechnung einer WEG. Umlegen dürfen Sie nur die Kostenarten aus § 2 BetrKV, und auch die nur, wenn der Mietvertrag sie vorsieht.

Was darf eine Hausverwaltung nicht?

Sie darf nichts tun, was ihre Vollmacht nicht deckt, und nichts, was dem Vermieter selbst verboten wäre. Im Einzelnen heißt das: Sie darf ihre eigene Vergütung nicht in die Nebenkosten schreiben, von Bewerbern keine Ausweiskopie verlangen und bei Vertragsende keine Unterlagen zurückhalten. Ist sie selbst Verwalterin der Wohnung, darf sie vom neuen Mieter keine Vermittlungsprovision fordern.

Macht die Hausverwaltung auch meine Steuererklärung?

Nein, die Erklärung ist Sache Ihres Steuerberaters, aber die Verwaltung liefert ihm die Grundlage: eine Übersicht über alle Einnahmen und Ausgaben des Jahres mit den Belegen dazu.

Wer kündigt einem Mieter, der nicht zahlt?

Mit einer Vollmacht des Eigentümers kann die Verwaltung die Kündigung aussprechen, und der Grund muss im Schreiben stehen (§ 569 Abs. 4 BGB). Räumt der Mieter nicht, folgt die Räumungsklage beim Amtsgericht, in dessen Bezirk die Wohnung liegt, und die führt der Anwalt des Eigentümers.

Muss die Hausverwaltung jede Reparatur vorher mit mir absprechen?

Nicht, wenn der Vertrag eine Freigabegrenze nennt, denn bis zu diesem Betrag je Auftrag und innerhalb eines Jahresbudgets beauftragt die Verwaltung selbst. Alles darüber legt sie Ihnen mit Angeboten zur Entscheidung vor, und so bleiben die größeren Ausgaben in Ihrer Hand.

Welche Fristen muss ich als Vermieter in Berlin im Blick haben?

Jeden Monat zählt der 3. Werktag, bis zu dem die Miete fällig ist, und einmal im Jahr die Abrechnungsfrist: Die Betriebskostenabrechnung muss zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein. Bis zum 31.12.2026 müssen außerdem nicht fernablesbare Heizkostenzähler nachgerüstet sein. Bei Mieterhöhungen gelten die Sperrfrist von 15 Monaten und in Berlin bis zum 10.05.2028 die Kappungsgrenze von 15 Prozent in drei Jahren.

Organisiert eine Mietverwaltung auch die Eigentümerversammlung?

Nein, das ist Aufgabe des WEG-Verwalters, den die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer bestellt, während sich die Mietverwaltung um das Verhältnis zwischen Eigentümer und Mieter kümmert. Bei einer vermieteten Eigentumswohnung arbeiten beide nebeneinander, und die Sondereigentumsverwaltung übernimmt die Mieterseite.

Was sollte im Verwaltervertrag zu den Aufgaben stehen?

Hinein gehören der vollständige Leistungskatalog mit der Trennung in Grund- und Sonderleistungen, die Vollmacht und die Freigabegrenze mit Jahresbudget. Dazu kommen der Termin für den Bericht, die Regel für die Konten und die Herausgabe aller Unterlagen bei Vertragsende, damit es am Ende keine offenen Fragen gibt.

Gepflegtes Treppenhaus in einem Berliner Altbau mit Holzgeländer und Fliesenboden

Unverbindlich, Antwort innerhalb eines Werktags

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Schreiben Sie kurz, um welches Objekt es geht, oder rufen Sie an. Sie bekommen ein Angebot, das zu Ihrem Haus passt, und wissen danach genau, was wir übernehmen — Rückmeldung innerhalb eines Werktags.

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