Hausverwaltung Mehrfamilienhaus Berlin: ein Bericht je Haus

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Wer ein ganzes Mietshaus besitzt, hat mit mehr zu tun als mit Mietverträgen, denn das Haus selbst will versorgt sein. Das Treppenhaus muss gereinigt, der Gehweg im Winter geräumt und die Heizung gewartet werden. Und bleibt nach dem ersten Schnee der Winterdienst aus, ruft der Mieter aus dem dritten Stock bei Ihnen an. Diese Arbeit übernehmen wir, und jeden Monat bekommen Sie einen Bericht, der das ganze Haus zeigt, Einheit für Einheit.

Wir verwalten Mehrfamilienhäuser in Berlin für Bestandshalter, die ihre Häuser halten und gut führen wollen, ob es eines ist oder mehrere. Aus dem Bericht lesen Sie ab, wie jedes Haus wirtschaftlich läuft, ohne dafür selbst Kontoauszüge abzugleichen.

Die Grundlage bildet die laufende Mietverwaltung mit vollständigem Leistungskatalog. Bei einem ganzen Haus kommt einiges hinzu, nämlich Kennzahlen für das Gebäude, Dienstleister und Wartungen und einige Berliner Regeln, die vor allem Eigentümer ganzer Gebäude betreffen.

Die Kennzahlen im Monatsbericht für Ihr Haus

Der Bericht für ein Mehrfamilienhaus ist so gebaut, dass er drei Fragen eines Bestandshalters beantwortet: ob das Haus bringt, was es soll, wo es hakt und wo noch Spielraum liegt. Spätestens am 10. Werktag des Folgemonats liegt er bei Ihnen, und wer mehrere Häuser hat, bekommt für jedes einen eigenen.

Kacheln mit den Kennzahlen des Monatsberichts für ein Mehrfamilienhaus, von Soll- und Ist-Miete bis Maßnahmenplan

Kennzahl	Was sie zeigt	Woher sie kommt
Soll- und Ist-Miete	vereinbarte Miete gegen Zahlungseingang, je Einheit und für das ganze Haus	Mietverträge und Ihr Mietkonto
offene Posten	Rückstände je Mietpartei mit dem Stand von Mahnung und Abmahnung	Mahnwesen
Leerstand	leere Einheiten und Stand der Neuvermietung	Mieterliste
Kündigungen	eingegangene Kündigungen mit Auszugstermin	Schriftverkehr mit den Mietern
Empfehlungen	was als Nächstes ansteht, etwa wo eine Mieterhöhung nach Mietspiegel möglich ist	Mietspiegel 2026, Kappungsgrenze, Sperrfrist
Instandhaltung	beauftragte und erledigte Arbeiten, verbrauchter Teil des Jahresbudgets	Rechnungen und Freigaben
Maßnahmenplan, auf Wunsch	offene Punkte aus der jährlichen Begehung	Begehungsprotokoll

Aus diesen Zahlen sehen Sie, was das Haus abwirft und wohin das Instandhaltungsbudget fließt. Die Rendite rechnen Sie dagegen mit Ihrem Steuerberater, weil erst dort Finanzierung und Abschreibung zusammenlaufen.

Die Mieten aller Einheiten gehen auf ein Konto, das Sie selbst eröffnen und das Ihren Namen trägt, sodass Sie jeden Zahlungseingang schon sehen, bevor er im Bericht steht. Für die Kautionen aller Mieter gibt es ein zweites Konto, getrennt von Ihrem übrigen Vermögen.

Wenn Ihnen mehrere Häuser gehören

Wer mehrere Häuser besitzt, bekommt von uns für jedes einen eigenen Bericht, denn zwei Häuser in einer gemeinsamen Summe verdecken, wo es im einzelnen Haus hakt. So bleiben Zahlen, Budgets und Maßnahmen sauber getrennt. Alle Berichte kommen trotzdem zum selben Termin, und für Ihren ganzen Bestand haben Sie bei uns dieselbe Ansprechstelle.

Bei Häusern in verschiedenen Bezirken bringt jedes seinen eigenen Kalender mit: hier die Wartung der Heizung, dort der Winterdienst, im dritten Haus eine Kündigung zum Monatsende. Wer das alles selbst im Kopf behalten muss, führt nebenher ein kleines Büro. Bei uns laufen diese Termine in einer Hand zusammen, und Sie lesen das Ergebnis Haus für Haus im Bericht.

Dienstleister, Wartungen und die Pflichten des Hauses

Hausmeister, Reinigung, Winterdienst und Wartungsfirmen beauftragen und kontrollieren wir, während die Arbeit selbst die Firmen machen. Für Sie heißt das: eine Ansprechstelle für alle Dienstleister statt einer langen Telefonliste, und die Rechnungen liegen digital in der Akte des Hauses.

Auch die Wartungen beauftragen wir nach den Verträgen des Hauses, dokumentieren sie und behalten die Termine im Blick, ob für Heizung, Aufzug oder Rauchwarnmelder. Auf Wunsch prüfen wir außerdem die Verträge mit Dienstleistern und Versorgern, von der Gartenpflege bis zur Gebäudeversicherung, weil einen Vertrag, der seit Jahren läuft, selten jemand nachrechnet. Sie bekommen dann einen Marktvergleich und eine Empfehlung, für einen einzelnen Vertrag oder für alle zusammen.

Zwei Regeln betreffen gerade jedes Haus mit Zentralheizung, und die erste hat ein festes Datum. Bis zum 31.12.2026 müssen nicht fernablesbare Zähler und Heizkostenverteiler nachgerüstet oder ersetzt sein (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV). Wo fernablesbare Geräte hängen, bekommen die Mieter jeden Monat eine Verbrauchsinformation (§ 6a HeizkostenV). Beides schlägt auf die Abrechnung durch: Fehlt die vorgeschriebene Fernablesbarkeit, darf jeder Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen, fehlt die Verbrauchsinformation, um weitere 3 Prozent (§ 12 HeizkostenV).

Dazu kommen die CO2-Kosten der Heizung, die Vermieter und Mieter seit dem 01.01.2023 nach einem Stufenmodell teilen (CO2KostAufG). Je mehr CO2 das Haus je Quadratmeter Wohnfläche ausstößt, desto größer ist Ihr Anteil, in der höchsten Stufe sind es 95 Prozent. Bei neu eingebauten Gas- oder Ölheizungen nach § 43 GModG teilen beide Seiten ab dem 01.01.2028 die Gas-Netzentgelte und, abweichend vom Stufenmodell, die CO2-Kosten hälftig.

Objektbegehung im Heizungskeller eines Mehrfamilienhauses, Notizen auf dem Tablet

Modernisieren, aufteilen, leer stehen lassen: Berliner Regeln für ganze Häuser

Über Umbau, Aufteilung und Leerstand entscheiden Sie bei einem ganzen Haus selbst. Berlin zieht dafür allerdings engere Grenzen als das Bundesrecht allein, und wer sie kennt, bevor er plant, spart sich manchen Umweg.

Vorhaben	Was gilt	Grundlage und Geltung
Modernisierung umlegen	jährlich 8 Prozent der für die Wohnung aufgewendeten Kosten ohne Erhaltungsanteil; die Monatsmiete steigt in sechs Jahren um höchstens 3 Euro je m² Wohnfläche, bei weniger als 7 Euro je m² vorher um höchstens 2 Euro	§ 559 Abs. 1 bis 3a BGB
neue Heizung als energetische Modernisierung	Monatsmiete steigt dafür in sechs Jahren um höchstens 0,50 Euro je m² Wohnfläche; Wärmepumpe in der Regel nur mit Jahresarbeitszahl ab 2,5 voll umlegbar	§ 559 Abs. 3a BGB, § 559f BGB seit 29.07.2026
Umbau im Milieuschutzgebiet	Rückbau, Änderung und Nutzungsänderung genehmigungspflichtig; zweites Bad, Fußbodenheizung und Grundrissänderung in der Regel nicht genehmigungsfähig	§ 172 BauGB, Kriterien seit 18.04.2026
Aufzug im Milieuschutzgebiet	bei bis zu vier oberirdischen Geschossen nicht genehmigungsfähig, darüber als Standardaufzug grundsätzlich ja	Kriterien seit 18.04.2026
Aufteilung in Eigentumswohnungen	Genehmigung nötig bei mehr als fünf Wohnungen, stadtweit	§ 250 BauGB, bis 31.12.2030
Aufteilung im Milieuschutzgebiet	Genehmigung nötig bei Häusern mit bis zu fünf Wohnungen	Umwandlungsverordnung, bis 12.03.2030
Kündigung nach Umwandlung und Verkauf	Eigenbedarf und Verwertung zehn Jahre gesperrt	§ 577a BGB, Verordnung bis 30.09.2033
Leerstand	ab drei Monaten anzeigen, ohne Ausnahmegrund Zweckentfremdung	§ 5 Abs. 8, § 2 Abs. 2 ZwVbG

Wie weit das reicht, zeigt eine Zahl: In den 82 sozialen Erhaltungsgebieten liegen 661.935 Wohnungen, knapp ein Drittel des Berliner Bestands (Senatsverwaltung für Stadtentwicklung, Stand 31.12.2024). Ob Ihr Haus dazugehört und welche Umbauten dort genehmigt werden, erklärt der Ratgeber zum Milieuschutz für Berliner Vermieter. Wer über eine Aufteilung nachdenkt, sollte auch diese Zahl kennen: Die Umwandlungen in Berlin sanken von 28.783 im Jahr 2021 auf 1.552 im Jahr 2024 (Senatsverwaltung und BBU).

Auch die Nutzung der Wohnungen selbst ist in Berlin geschützt. Soll eine Wohnung im Haus künftig als Büro oder Praxis vermietet werden, ist das eine Zweckentfremdung von Wohnraum und braucht eine Genehmigung des Bezirksamts. Im Milieuschutzgebiet kann für die Nutzungsänderung zusätzlich eine Genehmigung nach § 172 BauGB nötig sein, und was das Gesetz dazu im Einzelnen sagt, erklärt der Ratgeber zum Zweckentfremdungsverbot in Berlin.

Größere Modernisierungen steuern Sie selbst oder mit Ihrem Architekten, aber nicht ohne Grundlage. Wir liefern Ihnen den Zustand aus der Begehung, weisen auf Genehmigungspflichten hin und setzen danach auf Wunsch die Mieterhöhung um. Wie Mietspiegel- und Modernisierungserhöhung begründet werden, steht im Ratgeber zur Mieterhöhung in Berlin, Schritt für Schritt.

Beispiel: Altbau mit Vorderhaus, Seitenflügel und Laden

Beispiel. Nehmen wir einen Altbau in Wedding mit Vorderhaus und Seitenflügel, zwölf Wohnungen und einem Laden im Erdgeschoss. Das Haus liegt in einem sozialen Erhaltungsgebiet und wird zentral mit Gas beheizt, und beides taucht im Bericht für Oktober wieder auf.

Der Bericht kommt spätestens am 10. Werktag im November, und auf den ersten Blick sieht er gut aus: Elf Wohnungen und der Laden haben gezahlt. Eine Wohnung im Seitenflügel steht allerdings seit Ende September leer, und für sie läuft schon die Neuvermietung. Die zulässige Miete nach der Mietpreisbremse ist berechnet, und zwei Besichtigungstermine stehen fest.

Offen ist beim Laden noch die Nachzahlung aus der Betriebskostenabrechnung, die erste Mahnung ist verschickt. Vier Wohnungen haben seit mehr als 15 Monaten dieselbe Miete, und für zwei davon empfiehlt der Bericht eine Erhöhung nach Mietspiegel. Die Heizkostenverteiler im Seitenflügel sind noch nicht fernablesbar, aber ihr Tausch bis Jahresende liegt unter der Freigabegrenze und ist deshalb schon beauftragt.

Von dem ganzen Bericht bleiben für Sie zwei Entscheidungen übrig: die beiden Mieterhöhungen und die Frage, ob der Laden die Nachzahlung in Raten begleichen darf. Ein Auge behalten wir auf die leere Wohnung, denn sie sollte bis Ende Dezember wieder vermietet sein. Sonst ist der Leerstand dem Bezirksamt anzuzeigen, mit Inseraten und Besichtigungen als Beleg der Vermietungsbemühungen.

Neubau-Mehrfamilienhaus mit hellem Putz, bodentiefen Fenstern und Balkonen

Was wir in einem neuen Haus zuerst prüfen

Wenn ein Haus neu zu uns kommt, sortieren wir zuerst seine Unterlagen und machen dabei eine Bestandsaufnahme. Sie zeigt Ihnen, wo das Haus steht, und liefert die Ausgangswerte, an denen sich jeder spätere Bericht messen lässt.

Kautionen: Sind alle vollständig gezahlt und getrennt vom Vermögen des Eigentümers angelegt, wie § 551 Abs. 3 BGB es verlangt?
Mieten: Wo liegt jede Wohnung im Vergleich zum Mietspiegel 2026, und wann ist die nächste Erhöhung frühestens möglich?
Verträge: Welche Laufzeiten und Kündigungsfristen haben Hausmeister, Reinigung, Wartung und Versicherungen?
Technik: Sind die Heizkostenzähler fernablesbar, und liegt ein gültiger Energieausweis für die nächste Neuvermietung vor?

Ein Punkt betrifft dabei jedes Haus in der Abrechnung, die Grundsteuer. Seit dem 01.01.2025 rechnet Berlin nach dem Bundesmodell, und der Hebesatz für bebaute Grundstücke lag für 2025 bei 470 Prozent statt zuvor 810 Prozent. Sieht der Mietvertrag es vor, gehört die Grundsteuer in die Betriebskostenabrechnung (§ 2 Nr. 1 BetrKV), und wir legen den Bescheid nach dem vereinbarten Schlüssel um.

Was bei Ihnen und Ihren Beratern bleibt

Die Strategie für das Haus bestimmen Sie, ob Sie halten, modernisieren oder irgendwann aufteilen wollen. Wir führen den Alltag und liefern die Zahlen, auf deren Grundlage Sie entscheiden.

Je größer das Haus, desto mehr Gewicht hat die Freigabegrenze, denn sie legt fest, bis zu welchem Betrag wir ohne Rückfrage beauftragen. Ein Jahresbudget deckelt dazu die Summe, und so landet eine neue Haustür oder eine Fassadenreparatur bei Ihnen, ein tropfender Wasserhahn dagegen nicht.

Steuer und Rendite gehören zu Ihrem Steuerberater, Prozesse zu Ihrem Anwalt und große Bauvorhaben zu Ihrem Architekten. Ist das Haus in Eigentumswohnungen aufgeteilt, betreut ein WEG-Verwalter das Gemeinschaftseigentum, und wir kümmern uns um Ihre vermieteten Einheiten. Kommt das Haus von einer anderen Verwaltung zu uns, läuft die Übernahme zum Stichtag mit Übergabeliste, wie auf der Seite zum Wechsel der Hausverwaltung beschrieben.

Mehrfamilienhäuser in ganz Berlin

Wir verwalten Mehrfamilienhäuser in allen zwölf Bezirken, vom einzelnen Gründerzeithaus mit Hinterhof bis zum Bestand aus mehreren Häusern in verschiedenen Stadtteilen. Das ist mehr als ein Detail, denn für Mietshäuser in Mitte zählen andere Ämter und Erhaltungsgebiete als für Häuser in Spandau. Was in einem Bezirk mit viel Altbau und Milieuschutz für Vermieter gilt, zeigt die Seite zur Hausverwaltung in Friedrichshain-Kreuzberg.

Ihr Haus, ein erstes Gespräch

Für das erste Gespräch hilft eine Mieterliste mit allen Einheiten, dazu die Wartungsverträge und die letzte Betriebskostenabrechnung, und wenn es um mehrere Häuser geht, gern für jedes Haus einzeln. Daran sehen wir, was Ihr Bestand braucht, und nach dem Gespräch bekommen Sie ein schriftliches Angebot, in dem dann auch der genaue Preis steht. Über Ihr Haus sprechen wir unter 030 7593 9313, und die Unterlagen schicken Sie vorab an kontakt@digitale-hausverwaltung-berlin.de. Fragen zum Haus nimmt auch das Formular für Ihre Anfrage auf.

Häufige Fragen

Was prüfen Sie zuerst, wenn Sie mein Haus übernehmen?

Mit der Übernahme machen wir eine Bestandsaufnahme und prüfen dabei, ob alle Kautionen vollständig gezahlt und getrennt angelegt sind und wo jede Miete im Vergleich zum Mietspiegel liegt. Dazu kommen die Laufzeiten der Verträge mit Hausmeister, Reinigung, Wartung und Versicherungen und die Frage, ob die Heizkostenzähler fernablesbar sind. Daraus entstehen die Ausgangswerte für den ersten Bericht.

Welche Zahlen sehe ich jeden Monat über mein Haus?

Sie sehen Soll- und Ist-Miete je Einheit und für das ganze Haus, die offenen Posten, Leerstand und Kündigungen sowie den Stand des Instandhaltungsbudgets. Dazu kommen unsere Empfehlungen, etwa wo eine Mieterhöhung möglich ist, und auf Wunsch die offenen Punkte aus der Begehung. Der Bericht liegt spätestens am 10. Werktag des Folgemonats bei Ihnen.

Machen Sie auch den Hausmeister und die Treppenhausreinigung?

Wir organisieren beides, die Arbeit selbst machen Fachfirmen. Wir beauftragen Hausmeister, Reinigung, Winterdienst und Müllabfuhr, kontrollieren die Leistung und schlagen Ihnen einen Wechsel vor, wenn etwas nicht klappt. Auf Wunsch prüfen wir außerdem die bestehenden Verträge mit einem Marktvergleich.

Darf ich in meinem Altbau im Milieuschutzgebiet einen Aufzug anbauen?

Das hängt von der Zahl der Geschosse ab, denn nach den Berliner Genehmigungskriterien, die seit dem 18.04.2026 gelten, ist ein Aufzug bei bis zu vier oberirdischen Geschossen nicht genehmigungsfähig. Hat das Haus mehr Geschosse, ist ein außen angebauter Standardaufzug grundsätzlich genehmigungsfähig, und über den Antrag entscheidet das Bezirksamt.

Kann ich mein Mietshaus in Eigentumswohnungen aufteilen?

Hat das Haus mehr als fünf Wohnungen, geht das nur mit Genehmigung, so regelt es die Berliner Verordnung nach § 250 BauGB, die vom 01.01.2026 bis zum 31.12.2030 gilt. In Milieuschutzgebieten brauchen auch kleinere Häuser eine Genehmigung, und nach Umwandlung und Verkauf sind Eigenbedarfskündigungen in Berlin zehn Jahre gesperrt.

Was passiert, wenn eine Wohnung im Haus länger leer steht?

Wird eine Wohnung länger als drei Monate nicht bewohnt, ist das dem Wohnungsamt des Bezirks anzuzeigen (§ 5 Abs. 8 ZwVbG). Ohne Ausnahmegrund, etwa eine zügige Sanierung oder ernsthafte Vermietungsbemühungen, wird daraus eine Zweckentfremdung. Beauftragen Sie uns mit der Neuvermietung, lässt sie sich deshalb schon ab dem Eingang der Kündigung vorbereiten.

Wer entscheidet über eine neue Heizung oder ein neues Dach?

Darüber entscheiden Sie, denn größere Maßnahmen planen Sie selbst oder mit Ihrem Architekten, und wir liefern dafür den Zustand aus der Begehung. Ist die Arbeit getan, setzen wir auf Wunsch die Mieterhöhung nach Modernisierung um, im Rahmen von § 559 BGB.

Müssen die Heizkostenzähler in meinem Haus getauscht werden?

Wenn sie nicht fernablesbar sind, ja: Bis zum 31.12.2026 müssen solche Zähler und Heizkostenverteiler nachgerüstet oder ersetzt sein, sonst darf jeder Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen. Wir prüfen den Bestand deshalb schon bei der Übernahme und stimmen den Tausch mit dem Messdienst ab.

Wie viel von den CO2-Kosten der Heizung muss ich als Vermieter tragen?

Das richtet sich nach dem CO2-Ausstoß des Hauses je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr. Das Stufenmodell des CO2-Kostenaufteilungsgesetzes hat zehn Stufen, und Ihr Anteil als Vermieter reicht darin von null bis 95 Prozent. Einstufung und Anteile müssen in der Heizkostenabrechnung stehen, sonst darf der Mieter seinen Anteil um 3 Prozent kürzen.

Ich habe zwei Häuser in verschiedenen Bezirken. Bekomme ich einen Bericht oder zwei?

Sie bekommen zwei, denn jedes Haus hat seinen eigenen Bericht, damit sich Zahlen, Budgets und Maßnahmen nicht vermischen. Beide kommen aber zum selben Termin, spätestens am 10. Werktag des Folgemonats, und für beide Häuser haben Sie bei uns dieselbe Ansprechstelle.

Gepflegtes Treppenhaus in einem Berliner Altbau mit Holzgeländer und Fliesenboden

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